Справочник по Windows Server 2003 (MCSE)
         

Навигация в Outlook

Outlook хранит информацию в папках, расположенных в специальных файлах (не следует путать папки Outlook с папками жесткого диска). Пользователю не нужно заботиться о своевременном сохранении данных Outlook. Программа сама вовремя запишет все новые сообщения, события и контакты на жесткий диск. Папки Outlook достаточно разнообразны. Для обработки хранящейся в них информации предлагается множество различных инструментов. По этой причине Outlook имеет достаточно сложный интерфейс с большим количеством кнопок, меню, списков и окон диалога. В следующих упражнениях, по мере изучения папок Outlook, вы познакомитесь с основными инструментами навигации этой программы.

 

Упражнение

1. Ярлыки Outlook

После запуска Outlook командой Про граммы > Microsoft Outlook (Programs > Microsoft Outlook) Главного меню Windows на экране появляется окно Outlook. В его левой части расположена панель с набором ярлыков, объединенных в группы. В верхней части окна есть обычная строка меню и панель инструментов. Остальная область окна Outlook отводится под содержимое открытой папки, над которым располагается раскрывающийся список личных папок (то есть папок, содержимое которых хранится во внутренних файлах Outlook). Чтобы вывести на экран ту или иную информацию из стандартных папок Outlook, выполните следующие шаги.
    Щелкните на кнопке группы Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts). Щелкните на одном из ярлыков этой группы, например на значке Outlook сегодня (Outlook Today). В основной области окна Outlook появится информация о текущих событиях сегодняшнего дня, как показано на рис. 19.1. Сюда выводится список событий, назначенных в календаре Outlook, задачи, запланированные на текущий день, а также состояние ваших почтовых ящиков. Кроме стандартных ярлыков, Outlook разрешает пользователю добавлять собственные ярлыки и группы. Это позволяет поместить в панель Outlook ярлыки часто используемых папок компьютера и инструментов Outlook, сгруппировав их по темам.

Рис. 19.1. Окно Outlook

  1. Щелкните в панели ярлыков правой кнопкой мыши и выберите в контекст ном меню команду Добавить группу (Add New Group). В качестве названия группы введите текст Мои ярлыки. Щелкните на кнопке новой группы. Щелкните правой кнопкой мыши в области ярлыков новой группы и выберите в контекстном меню команду Ярлык для панели Outlook (Outlook Bar Shortcut). Список Просмотреть (Look In) открывшегося окна диалога (рис. 19.2) позволяет выбрать один из двух наборов папок:  Outlook — стандартные папки Outlook, хранящиеся в служебных файлах программы, и папки с сообщениями электронной почты;  Файловая система (File System) — папки файловой системы компьютера или папки других компьютеров локальной сети.
  2. Выберите в списке Добавить к панели Outlook пункт Файловая система.  Разворачивая ветви дерева папок компьютера, найдите папку с какими-либо документами (например, папку MyWebs) и выделите ее.  Щелкните на кнопке ОК.  Щелкните на новой папке правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать ярлык (Rename Shortcut). Введите имя Web-страницы.  Повторяя шаги 6-10, добавьте в группу Мои ярлыки стандартную парку Outlook Дневник (Journal), назначив ей название Журнал.

Рис. 19.2 . Добавление ярлыков в панель Outlook Примечание

Чтобы удалить ненужный ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить с панели Outlook (Remove From Outlook Bar). Для удаления группы щелкните правой кнопкой мыши на ее заголовке и выберите команду Удалить группу (Remove Group).

  1.  Щелкните на ярлыке Веб-страницы. В окно Outlook будет выведено содержимое соответствующей папки жесткого диска. С помощью инструментов Outlook вы можете выполнять с файлами списка практически те же операции, что и в окне Проводника Windows:
запускать программу, дважды щелкнув на исполняемом файле или ярлыке; открывать документ, дважды щелкнув на его значке или перетащив значок в окно приложения;  щелчком правой кнопки мыши открывать контекстное меню файла, с помощью которого можно вырезать, копировать, переименовывать, удалять или распечатывать файл и выполнять многие другие операции;  копировать файл в другую папку, перетащив его значок из окнa.Outlook в окно Проводника, окно папки, на рабочий стол или на значок папки-приемника в панели ярлыков Outlook; создавать в панели Outlook ярлык файла, перетащив значок в эту панель. Примечание

Ярлыки основных папок жесткого диска с документами пользователя по умолчанию помещаются в группу Другие папки (Other) панели ярлыков Outlook.

 

Упражнение 2. Дневник

В дневник Outlook автоматически записываются все операции, выполнявшиеся с документами Office. Чтобы открыть дневник, выполните следующие действия.
     В панели ярлыков щелкните на заголовке группы Ярлыки Outlook. С помощью кнопки прокрутки панели найдите значок Дневник (Journal). Щелкните на этом значке. Чтобы развернуть список документов Word, щелкните на знаке «плюс» в строке Microsoft Word. Ниже этой строки появятся имена открывавшихся файлов, расположенные под теми днями шкалы времени, в которые вы работали с этими файлами. Щелкните на одном из значков правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, позволяющее открыть выбранный файл, распечатать его, отправить документ по электронной почте и выполнить некоторые другие операции. На рис. 19.3 дневник показан в режиме просмотра типа файла. Для каждой из своих папок Outlook предлагает несколько режимов просмотра. Нужный вариант можно выбрать в меню Вид > Текущее представление (View > Current View). Но есть и другой способ переключения режимов. В панели инструментов расположена кнопка организатора, который помогает ориентироваться в Outlook.

Рис. 19.3. Дневник Вкладки Организатора видоизменяются в зависимости от того, с какой папкой Outlook вы работаете, и позволяют быстро настроить нужный формат отображения информации. Если щелкнуть на кнопке Найти (Find) панели инструментов, на смену организатору придет инструмент упрощенного поиска — еще один эффективный модуль Outlook XP, способный в ряде случаев заменить сложное окно расширенного поиска информации.

  1. Щелкните на кнопке Организовать (Organize). В верхней части области про смотра дневника появится панель организатора. Щелкните на ссылке По представлению (Using Views). В списке режимов выберите пункт Список элементов (Entry List). Теперь дневник похож на окно папки Windows или Проводника в режиме просмотра таблицы (рис. 19.4). Каждая запись занимает одну строку таблицы, столбцы которой информируют о времени открытия документа, продолжительности работы с ним и о некоторых других параметрах файла.
Примечание

Чтобы упорядочить список по одному из параметров, например по продолжительности работы с документом, щелкните на заголовке соответствующего столбца списка. Повторный щелчок на том же заголовке рассортирует пункты списка в обратном порядке.

  1. Закройте организатор. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на нескольких пунктах списка, чтобы выделить их. Щелчком на кнопке Удалить (Delete) сотрите выбранные пункты. Для быстрого перемещения по папкам Outlook можно воспользоваться списком папок.

Рис. 19.4. Просмотр списка элементов дневника

Рис. 19.5. Удаленные элементы

  1. Щелкните на заголовке Дневник.  В открывшейся панели щелкните на значке канцелярской кнопки в правом верхнем углу. Раскрывающийся список папок превратится в постоянную панель Список папок (Folder List). Щелкните на пункте Удаленные (Deleted Items). Откроется папка, содержащая стертые элементы различных папок Outlook (рис. 19.5). Она похожа на Корзину Windows. Здесь вы найдете записи, удаленны? из дневника на шаге 11.

Рис. 19.6. Добавление папки Outlook

  1. Щелкните на одном из пунктов папки правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку (Move To Folder). Откроется окно диалога, которое позволяет перемещать элементы между папками Outlook и добавлять новые папки. Щелкните на кнопке Создать (New).  В поле Имя папки (Name) открывшегося окна диалога (рис. 19.6) введите слова Важные заметки. В раскрывающемся списке Содержимое папки (Folder Contains) выберите пункт Элементы типа Заметки (Note Items).
Любая папка Outlook, как видно из списка, относится к одному из шести стандартных типов, каждый из которых имеет определенное предназначение и свой формат представления информации: Дневник (Journal) — журнал выполнявшихся операций;  Задача (Task) — список запланированных задач;  Заметки (Note) — заметки пользователя; Календарь (Calendar) — список запланированных событий;  Контакт (Contact) — список людей или компаний с адресами, телефонами и другой информацией;  Почта (Mail and Posti) — папка с входящими или исходящими сообщениями электронной почты.
  1. Щелкните на кнопке ОК. Чтобы поместить значок новой папки в панель ярлыков, щелкните на кнопке Да (Yes). Щелчком на кнопке О Кв окне Перемещение элементов (Move Items) завершите операцию перемещения записи из папки Удаленные в только что созданную папку.

Упражнение 3. Поиск

Инструмент поиска позволяет пользователю находить во всем многообразии папок Outlook требуемую информацию. Чтобы научиться искать нужные записи, давайте сначала добавим несколько заметок.
    В панели списка папок щелкните на пункте Заметки.
Открывшаяся папка предназначена для хранения информации, которая с трудом поддается систематизации, но всегда должна быть под рукой. Папка заметок заменяет многочисленные листочки с записями,, разбросанные по рабочему столу или наклеенные на дисплей компьютера.
  1. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать. Появится окно заметки. Введите в него некоторый текст, например показанный на рис. 19.7. Кроме самого текста в заметке хранятся дата и время ее создания или последнего изменения, которые выводятся в нижней части окна.

Рис. 19.7. Заметка

  1. Закройте окно заметки. Добавьте еще несколько заметок, наполнив их содержанием по собственно му усмотрению. Чтобы открыть окно поиска, выберите команду Сервис > Расширенный поиск файлов (Tools > Advanced Find). В раскрывающемся списке Просмотреть (Look For) выберите пункт Любой элемент Outlook (Any Type Of Outlook Item), чтобы искать во всех папках Outlook. В поле Искать текст (Search For The Word) вкладки Любые элементы (Any Items) введите слово Outlook. Чтобы поиск осуществлялся не только в заголовках, но и в теле сообщений и заметок, выберите в списке Место поиска (In) пункт поля тем и заметок (Subject And Notes Fields).

Рис. 19.8. Окно расширенного поиска

  1. Щелкните на кнопке Найти (Find Now). Программа обнаружит все записи, в которых встречается слово Outlook, и выведет их список в нижнюю часть окна поиска, как показано на рис. 19.8. Здесь вы найдете заметку, созданную в начале упражнения. Двойной щелчок на любом из пунктов списка найденных элементов откроет окно этого элемента и даст возможность ознакомиться с его содержанием.

Календарь

Календарь представляет собой бесконечный ежедневник, в который записываются определенные события. Вы можете внести в бланк календаря любое событие, и сообщение о нем появится на экране компьютера в указанный момент, напомнив вам о запланированном мероприятии. Другим типом записи календаря является периодическое событие, которое подобно обычному событию, но генерирует сообщение регулярно через определенные промежутки времени согласно заранее настроенному расписанию. Третий тип записи календаря — это уведомление о совещании, которое автоматически рассылается программой Outlook всем участникам совещания в заранее указанный момент времени.

 

Упражнение 4. Добавление события

Рабочий день делового человека наполнен различными встречами, совещаниями и семинарами. Календарь поможет организовать ваше расписание и вовремя напомнит о предстоящем событии. Чтобы добавить планируемую встречу в бланк календаря, выполните следующие действия.
    С помощью команды Вид > Список папок (View > Folder List) закройте панель списка папок, открытую в предыдущих упражнениях. В группе Ярлыки Outlook щелкните на значке Календарь (Calendar). Календарь появится в виде расписания текущего дня, прокручиваемого календаря месяцев и списка задач, как показано на рис. 19.9.  Щелкните на стрелке кнопки Создать и выберите пункт Встреча (Appointment).  Введите в поле Тема (Subject) открывшегося окна диалога текст Совещание по вопросам рекламы. В поле Место (Location) напечатайте Офис дочерней компании. В левом раскрывающемся списке строки Начало (Start Time) выберите в календаре день, на который назначено совещание (например, четверг следующей недели). Для перехода к другому месяцу пользуйтесь кнопками прокрутки (рис. 19.10). В правом раскрывающемся списке строки Начало выберите время начала совещания. В таком же списке строки Конец (End Time) укажите предполагаемое время окончания совещания.

Рис. 19.9. Календарь

  1. Установите флажок Оповещение (Reminder). Это заставит Outlook заранее предупредить вас о предстоящем совещании.

Рис. 19.10. Настройка события

  1.  В одноименном раскрывающемся списке выберите пункт 1 час (1 hour), чтобы напоминание появилось за час до предстоящего события. Если вы еще не решили, следует ли появляться на планируемом совещании, выберите в раскрывающемся списке В это время (Show Time As) пункт Под вопросом (Tentative). По умолчанию назначаемое событие получает состояние Занят (Busy). Если вы хотите дать возможность своему секретарю записать на то же самое время еще одно событие, выбирайте вариант Под вопросом. Чтобы указать на свое отсутствие в зоне досягаемости и невозможность ответа на телефонные звонки, назначьте для такого интервала времени событие с состоянием Нет на работе (Out Of Office). Различные состояния отражаются в бланке календаря разным цветом. В нижнем прокручивающемся поле для заметок введите текст Не забыть материалы по рекламе в журналах. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close) панели инструментов. В нужный день ровно за час до назначенного времени Outlook напомнит о предстоящем совещании звуковым сигналом и появлением окна сообщения, подобного показанному на рис. 19.11.

Рис. 19.11. Окно напоминания Щелчок на кнопке Прекратить (Dismiss) закроет окно напоминания. Кнопка Отложить (Snooze) тоже закрывает окно, но инициирует повторное напоминание через интервал времени, указанный в раскрывающемся списке в нижней части окна. Щелчок на кнопке Открыть (Open Item) откроет детальное описание события. Примечание

Программа Outlook напомнит о предстоящем событии, только если она запущена. Чтобы не пропустить важное заседание, поместите значок Outlook в папку Автозагрузка (StartUp) Главного меню, чтобы программа запускалась автоматически сразу после включения компьютера и загрузки Windows.

 

Упражнение 5. Периодическое событие

Некоторые события повторяются достаточно часто с определенной периодичностью. Нет надобности вносить в календарь такое событие несколько раз. Outlook сам заполнит ячейки в соответствии с указанным вами правилом. Чтобы настроить периодическое событие, выполните следующие шаги.
    Выберите команду Файл > Создать > Встреча (File > New > Appointment). В поле Тема введите текст Обеденный перерыв. В качестве времени начала выберите 12 :00, а в качестве времени окончания 13:00. Включите режим напоминания за 15 минут до события и назначьте состояние Нет на работе. Щелчком на кнопке Повторение (Recurrence) откройте окно диалога, показанное на рис. 19.12:

Рис. 19.12. Настройка повторения

  1. Чтобы сообщение об обеденном перерыве появлялось пять раз в неделю по рабочим дням, выберите положение переключателя еженедельно (Weekly). Установите флажки рабочих дней. В календаре поля начало (Start) раздела Пределы повторения (Range Of Recurrence) щелкните на кнопке Сегодня (Today). Этим вы укажете сегодняшний день в качестве начала отсчета для повторяющихся напоминаний. Положение переключателя нет конечной даты (No End Date) раздела Пределы повторения, выбираемое по умолчанию, инициирует бесконечный процесс повторения напоминаний. Положение завершить после (End After) позволяет указать количество повторений события, после которого пропадает надобность в дальнейшем размещении записей в календаре. Положение дата окончания (End By) дает возможность ввести дату окончания цикла повторения. Щелкните на кнопке ОК. Чтобы установить для настраиваемого события повышенную важность, щелкните на кнопке Важность: высокая (Importance: High) панели инструментов. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть. Обеденный перерыв появится в бланке каждого дня календаря, кроме выходных.

Упражнение 6. Приглашение на совещание

Широкие возможности Outlook позволяют напомнить о предстоящем совещании не только вам, но и другим участникам. Для этого в Outlook интегрированы инструменты отправки электронных сообщений.
    В панели инструментов календаря щелкните на стрелке кнопки Создать и выберите в раскрывшемся меню команду Приглашение на собрание (Meeting Request). Откроется окно, показанное на рис. 19.13. Оно подобно окну настройки параметров встречи, но в нем есть дополнительное поле, снабженное кнопкой Кому. В этом поле нужно перечислить электронные адреса всех участников совещания. Скорее всего, вы не помните их наизусть, поэтому проще будет выбрать адреса из справочников Outlook.

Рис. 19.13. Приглашение на совещание

  1. Щелчком на кнопке Кому откройте окно диалога. В его верхней части есть раскрывающийся список, позволяющий указать один из справочников адресов. Это может быть личная адресная книга Windows, адресная книга Outlook или список контактов, с которым вы познакомитесь на следующем занятии. Выберите подходящую адресную книгу. Выделите адресата в левом списке окна диалога.
  2. Щелкните на кнопке Обязательный (Required). Если нужного человека в адресных книгах нет, можно добавить информацию о нем в одну из них. Для этого щелкните на кнопке Создать, заполните в открывшемся окне нужные поля, после чего щелкните на кнопке ОК. Выбирайте фамилии людей и щелкайте на кнопке Обязательный до тех пор, пока не переберете всех участников совещания. Щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в окно настройки параметров встречи. В поле Тема введите предложение Семинар по защите окружающей среды. В раскрывающемся списке Место выберите пункт Офис дочерней компании, попавший в этот список при добавлении события в упражнении 4. В календаре поля Начало выберите тот же день, в который было назначено совещание в упражнении 4. Установите флажок Целый день (All Day Event). Режим назначения события на целый день позволяет размещать в календаре упоминания о мероприятиях, длящихся продолжительное время. На фоне такого мероприятия в календаре могут присутствовать и встречи, назначенные на конкретное время и пересекающиеся с длительным мероприятием. Выберите в календаре поля Конец пятницу той же недели, на которую приходится начало семинара. В поле комментария введите текст, который должен быть отправлен адресатам вместе с напоминанием о семинаре. Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически сгенерирует необходимые сообщения и отправит их участникам совещания по электронной почте. Если компьютер связывается с провайдером посредством модема, то сообщения будут отправлены при очередном подключении к почтовому серверу.
Примечание

Не задумывайтесь сейчас о том, как Outlook обрабатывает электронную почту. Вы познакомитесь с почтовыми возможностями этого приложения на занятии 21.

 

Упражнение7. Вид календаря

В предыдущих упражнениях вы добавили в календарь несколько записей. Теперь давайте взглянем на них, воспользовавшись разными режимами просмотра. Исходный режим, который называется День/неделя/месяц (Day/Week/Month), показан на рис. 19.14. Он позволяет не только просматривать назначенные события, но и оперативно добавлять и удалять пункты календаря.

Рис. 19.14. Режим День/неделя/месяц

    Чтобы отвести под календарь больше пространства, выполните команду Вид > Панель Outlook (View > Outlook Bar), скрыв этим панель ярлыков. В области календарей на месяц щелкните на том дне, на который было назначено совещание в упражнении 4 (в моем примере это 11 февраля 1999 года). Вы увидите в бланке календаря три события. Название семинара, который будет длиться два дня, находится в верхней части расписания текущего дня. Два других события расположены в соответствии с назначенным временем. Чтобы добавить в расписание дня еще одну встречу, выполните следующие действия. Щелкните на графе 11:00. Введите текст Встреча с представителем компании Фантом. Нажмите клавишу Enter. Обратите внимание, что слева от описания каждого события расположена полоска определенного цвета. Синим цветом выделены временные интервалы, обозначенные как занятые, синим со штриховкой — как занятые под вопросом, а темно-синим — те промежутки времени, когда вы будете отсутствовать на работе. На панели инструментов календаря щелкните на кнопке с раскрывающимся списком Текущее представление (Current View) и выберите пункт Активные встречи (Active Appointments).
Теперь на экране появится список активных (запланированных на будущее) событий, разделенных на группы в соответствии с выбранным режимом повторяемости. С помощью кнопок в заголовках групп можно сворачивать (щелчок на значке «минус») и разворачивать (щелчок на значке «плюс») содержимое группы. В левой ячейке каждой строки таблицы находится значок, показывающий тип данного пункта. Встречи и повторяющиеся события отмечены маленьким календарем, а приглашения на совещания — изображением двух людей. Этот вариант просмотра, показанный на рис. 19.15, позволяет оперативно изменять параметры событий. Просто щелкните на любой ячейке и отредактируйте ее содержимое. Изменение информации о событии тут же отразится во всех остальных режимах просмотра календаря.

Рис. 19.15. Просмотр активных встреч

  1. С помощью той же кнопки Текущее представление, выбрав пункт День/неделя/месяц (Day/Week/Month), вернитесь к прежнему режиму просмотра.  Щелкните на кнопке Неделя (Week) панели инструментов. Бланк расписания дня заменится на список из семи дней недели.  Щелкните на кнопке Месяц (Month), и вы увидите большой бланк календаря на месяц со списком запланированных событий.  Щелчком на кнопке День (Day) вернитесь к исходному режиму.

Задачи

Список задач, который виден в правой части календаря на рис. 19.15, принципиально отличается от списка событий тем, что задачи не привязаны к конкретному времени, а лишь напоминают о той работе, которую нужно сделать. Они остаются в списке до тех пор, пока не будут удалены пользователем. Чтобы не забыть о проделанной работе, задачи можно не удалять, а помечать как выполненные, тогда текст этих задач перечеркивается горизонтальной линией.

 

Упражнение 8. Добавление задачи

Задачи хранятся в отдельной папке Outlook. Но добавить их туда можно практически в любой момент, даже работая с другими папками программы. Попробуйте создать запись о новой задаче.
     Щелкните на стрелке кнопки Создать панели инструментов и выберите пункт Задача (Task). Откроется окно ввода параметров задачи, показанное на рис. 19.16. В поле Тема введите текст Изучить возможности почтового модуля Outlook.

Рис. 19.16 . Добавление задачи

  1. Раскройте список Срок (Due Date) и выберите в календаре вчерашнюю дату. Назначение срока исполнения позволяет контролировать запланированную скорость работы. Если к назначенному сроку задача не была помечена как выполненная, ее текст будет отображаться красным цветом. Именно это случится с только что добавленной задачей, которая должна была быть выполнена до вчерашнего дня. Щелкните на кнопке Категории (Categories).
  2. Вам, вероятно, не понравятся категории с английскими названиями. Чтобы добавить новую категорию, щелкните на кнопке Главный список категорий (Master Category List), введите слово Обучение, щелкните на кнопке Добавить (Add), а затем на кнопке ОК. В списке открывшегося окна диалога установите флажки у тех категорий, к которым относится добавляемая задача. Щелкните на кнопке ОК. В панели инструментов щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.  В списке задач окна календаря щелкните на надписи Щелчок добавит элемент (Click Here To Add A New Task) и введите текст Продумать дополнительные скидки для клиентов. Нажмите клавишу Enter. В списке появится еще одна задача, добавленная без открытия окна новой задачи.
Примечание

Чтобы открыть бланк новой задачи, просматривая календарь или папку задач, достаточно дважды щелкнуть на строке Щелчок добавит элемент (Click Here To Add A New Task). Для модификации параметров существующей задачи дважды щелкните на ее строке.

 

Упражнение 9. Просмотр задач

Как и записи календаря, задачи тоже можно просматривать в различных режимах.
    Щелкните на заголовке Календарь, чтобы раскрыть список папок Outlook.  Выберите пункт Задачи (Tasks). Выполните команду Вид > Текущее представление по категориям (View > Current View > By Category). Щелкайте на значках «плюс» в заголовках всех категорий, чтобы развернуть списки относящихся к ним задач. Одна из задач, добавленных в предыдущем упражнении, оказалась упомянутой трижды, так как она была отнесена сразу к трем категориям. Категория может быть назначена не только задаче, но также и записи любой другой папки Outlook (событию календаря, контакту и т. д.). Деление по категориям позволяет распределить большое число записей по тематическим подгруппам, относящимся к конкретным проектам или сферам деятельности. Чтобы отсортировать пункты категории по одному из признаков, щелкните на заголовке соответствующего столбца. Повторный щелчок на том же заголовке приводит к смене порядка сортировки на обратный. В раскрывающемся списке ячейки Состояние (Status) этой задачи выберите пункт Завершена (Completed). Название данной задачи будет перечеркнуто в списках всех трех категорий, как показано на рис. 19.17.

Рис. 19.17. Просмотр задач по категориям

  1. Чтобы вернуть панель ярлыков Outlook, выберите команду Вид > Панель Outlook. Щелкните на ярлыке Outlook Сегодня. Вы увидите добавленные задачи ыи события календаря в списке, приготовленном программой на сегодняшний день.

Контрольное упражнение

Инструменты Outlook достаточно просты, но они предоставляют огромное количество разнообразных возможностей работы. Это контрольное упражнение поможет перейти к самостоятельному изучению тех компонентов и режимов, которые не были упомянуты в упражнениях занятия.
     Откройте календарь. Добавьте в список праздники и дни рождения друзей, назначив их событиями с периодичностью в один год. Добавьте две новые категории: Праздник и День рождения. Назначьте каждому из введенных событий одну из этих категорий. Измените режим просмотра календаря так, чтобы в бланке отображалось расписание трех последовательных дней следующей недели. Как включить указанный режим просмотра?
  1.  В поле отображения задач в окне календаря выберите режим вывода всех : (в том числе выполненных) задач. *   Как изменить режим списка задач в календаре ?
  2.  Верните всем задачам статус невыполненных. Перейдите в календаре к отображению бланка текущего дня.   Как быстро перейти к бланку текущего дня?

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились с дневником событий, папкой заметок, календарем и списком задач, научились ориентироваться в инструментах навигации Outlook и переключать режимы просмотра папок этой программы. Теперь вы можете управлять файлами компьютера прямо из окна Outlook, не прибегая к помощи Проводника. На следующем занятии будет рассмотрен пятый тип папок Outlook — Контакты. Вы научитесь записывать в эти папки информацию о человеке и пользоваться сохраненными контактами при отправке электронных сообщений, планировании встреч и совещаний.