Справочник по Windows Server 2003 (MCSE)
         

Список контактов

В Outlook информация о людях и организациях хранится в папке Контакты (Contacts). Предполагается, что сейчас эта папка пуста. Поэтому, прежде чем выполнять те или иные операции, нужно добавить несколько контактов и научиться корректировать введенные данные.

 

Упражнение 1. Добавление контакта

Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги.


    Запустите Outlook. Выберите в панели ярлыков Outlook значок Контакты (Contacts). В панели инструментов щелкните на кнопке Создать. Откроется окно бланка контакта, показанное на рис. 20.1. Оно имеет пять вкладок: Общие (General) — содержит поля для ввода часто используемой информации: имени, адреса, названия компании, телефонов, электронного адреса и заметок; Подробности (Details) — позволяет вводить дополнительные данные о человеке, например отдел компании, профессию, сокращенное имя, дату рождения и т. п;  Действия (Activities) — представляет собой журнал операций, выполнявшихся с использованием данного контакта. Сюда записываются факты отправки и получения электронных сообщений и писем, телефонные звонки;  Сертификаты (Certificates) — хранит сертификаты безопасности (цифровые идентификаторы), позволяющие расшифровывать электронные сообщения, поступающие от человека, описанного в данном контакте; Все поля (All Fields) — позволяет увидеть все поля контакта. С помощью этой вкладки можно изменить любую информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых со ссылкой на этот контакт. Здесь же можно ввести дополнительные данные, такие как имена детей или список увлечений.
  1. В поле Полное имя (Full Name) введите текст Александр Петров и нажмите клавишу Enter. Курсор переместится в поле Должность (Job Title).
Примечание

Чтобы указать дополнительные параметры имени, такие как отчество, префикс обращения и суффикс, щелкните на кнопке Полное имя (Full Name) и заполните соответствующие поля.

Рис. 20.1. Контакт

  1.  Введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter.  В поле Организация (Company) введите слова Строительная компания. По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как (File As) в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификатора контакта, который обусловливает местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке могут играть фамилия, имя или название организации. Раскройте список Хранить как (File As) и выберите пункт Строительная компания (Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись по названию организации. На вкладке Общие бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них.  Чтобы указать, какой номер телефона должен демонстрироваться в первом поле, щелкните на соответствующей кнопке со стрелкой.  Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомобильный (Car).  Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter. В открывшемся окне диалога выберите страну расположения телефона и код города. Затем щелкните на кнопке ОК. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой программы для автоматического набора номера.
Примечание

Окно выбора страны и кода города открывается только в том случае, если вы ввели номер телефона не полностью. Можно сразу записать номер телефона с кодом страны и города, тогда указанное окно не появится.

  1.  Введите номер домашнего телефона, рабочий факс и номер мобильного телефона. Щелкните на кнопке Адрес (Address). В открывшемся окне диалога (рис. 20.2) введите рабочий адрес Петрова.

Рис. 20.2. Добавление адреса

  1.  Щелкните на кнопке ОК. Адрес появится на вкладке Общие. При необходимости щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Адрес, выберите другую разновидность адреса и, повторив шаги 11-13, введите домашний адрес. Напечатайте адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail). Если электронный адрес уже имеется в адресной книге Windows, можете скопировать его оттуда. Для этого щелкните на кнопке с раскрытой книгой. В списке Источник адресов (Show Names From The) появившегося окна диалога выберите необходимую адресную книгу, щелкните на нужной записи книги, а затем на кнопке ОК. В поле примечаний любого контакта можно ввести дополнительные пояснения или даже добавить файл. Такой файл может содержать резюме человека, его фотографию и любую другую информацию, которую полезно хранить вместе с контактом. Чтобы присоединить к контакту документ Word, щелкните на кнопке Добавить файл (Insert File).  В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы (My Documents), выделите один из файлов с расширением DOC (например, созданный на первом занятии) и щелкните на кнопке Вставка (Insert). Значок файла появится в нижней части вкладки Общие. Теперь, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта. Щелкните на кнопке Категории.  В списке категорий установите флажок Дела (Business) и щелкните на кнопкеОК. Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелкните на кнопке Сохранить и создать (Save And New). Повторяя описанные выше шаги, введите еще два контакта.
Примечание

Чтобы создать контакт для человека, работающего в компании, рекви-1 зиты которой уже записаны в одном из контактов, выделите в папке Контакты имеющийся контакт с этой компанией и выполните команду Действия > Создать контакт в той же организации (Actions > New Contact From Same Company). В открывшемся бланке контакта уже будут заполнены поля организации, адреса и рабочих телефонов.

  1.  Заполнив поля последнего контакта, щелкните на кнопке Сохранить и закрыть, чтобы вернуться в основное окно папки контактов, .которое теперь будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 20.3.

Рис. 20.3. Папка контактов

 

Упражнение 2. Редактирование контакта

Со временем у людей меняются адреса и телефоны, а иногда вы просто узнаете дополнительную информацию, которую следует добавить в контакт. Во всех таких случаях приходится редактировать контакты. Чтобы изменить контакт, отыщите его в папке. Для перемещения к нужной букве алфавитного списка пользуйтесь кнопками, расположенными в правой части окна Outlook. Если вам не удается быстро найти нужного человека, смените режим просмотра. Для этого выполните следующие действия.

Рис. 20.4. Просмотр контактов по категориям

    Выберите команду Вид > Текущее представление > По категориям. Алфавитный список сменится таблицей контактов, рассортированных по категориям (рис. 20.4).

Рис. 20.5. Дополнительные сведения

  1. Щелчком на значке «плюс» разверните ту категорию, в которой должен находиться искомый контакт. Чтобы упорядочить контакты по алфавиту названий компаний, щелкните на'заголовке столбца Организация (Company).  Найдя контакт, который нужно изменить, дважды щелкните на его строке. Теперь давайте добавим в контакт некоторые дополнительные сведения. Щелкните на вкладке Подробности.  Введите название отдела и дату дня рождения, как показано на рис. 20.5.  Щелкните на кнопке Отметить к исполнению (Flag For Follow Up). Эта кнопка, как и одноименная команда меню, позволяет пометить контакт флагом, напоминающим о необходимости связаться с данным человеком в ближайшее время. В раскрывающемся списке Отметка к исполнению (Flag To) окна диалога, показанного на рис. 20.6, выберите пункт Позвонить (Call). При желании введите дату и время в поле Срок: (Due By)  Щелкните на кнопке ОК. Щелчком на кнопке Сохранить и закрыть сохраните изменения и вернитесь в папку контактов.
Примечание

Те поля контакта, которые отображаются в таблице режима просмотра по категориям, можно изменять непосредственным редактированием текста поля прямо в этой таблице, не открывая окна бланка контакта.

Рис. 20.6. Установка флага

  1.  Выберите команду Вид > Текущее представление > Адресные карточки (View > Current View > Address Card), чтобы вернуться к прежнему режиму просмотра., Обратите внимание, что в карточке Василия Сидорова появилось напоминание о необходимости телефонного звонка, которое было установлено с помощью флага.

Упражнение 3. Список рассылки

Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки. Для добавления списка выполните следующие шаги.
     В раскрывающемся списке кнопки Создать выберите команду Создать список рассылки (Distribution List).
Примечание

В Outlook XP имеется возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одновременный контакт с несколькими людьми.

Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки

  1. В поле Имя (Name) введите название Четыре электронных адреса. Щелкните на кнопке Выберите членов (Select Members). В списке Источник адресов окна добавления адресов, показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты.
Примечание

Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но также из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистрированных в Outlook.

  1.  В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта). Щелкните на кнопке Члены. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей. Щёлкните на кнопке ОК. Чтобы добавить в список рассылки электронный адрес, отсутствующий в спра вочнике, щелкните на кнопке Добавить (Add New). В открывшемся окне диалога Добавление новой записи (Add New) в поле Краткое имя (Display Name) введите Сергей Николаев. В поле Адрес электронной почты (E-mail address) напечатайте электронный адрес mcolaOphantom. ru. Установите флажок Добавить контакт (Add To Contacts), чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК. Теперь окно списка рассылки будет выглядеть так, как показано на рис. 20.8.

Рис. 20.8. Список рассылки Примечание

Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим ад-¦ ресом и щелкните на кнопке Удалить (Remove).

  1.  Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть панели инструментов. В папке контакт появится адресная карточка Сергея Николаева и заголовок списка рассылки.

Работа с контактами

Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефонному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны. Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов.

 

Упражнение 4. Планирование совещания

Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашении на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент. Попробуйте воспользоваться им.
    В панели ярлыков Outlook щелкните на значке Календарь. Щелкните на кнопке Создать. Раскройте вкладку Планирование (Scheduling). Щелкните на кнопке Другие (Invite Others). В списке Источник адресов открывшегося окна диалога (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке Александр Петров (Эл.почта).  Щелкните на кнопке Обязательный, чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании. Выделите строку Сергей Николаев (Эл. почта) и щелкните на кнопке Необязательный (Optional). Затем щелкните на кнопке ОК.
На вкладке Планирование, показанной на рис. 20.9, наряду с вашим именем появятся имена приглашенных. Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 14:30 вы отсутствуете в офисе, интервал 11:00-11:30 занят, а с 15:00 до 15:30 вы тоже, видимо, не сможете присутствовать на совещании (все указанные встречи и время обеденного перерыва были настроены на предыдущем занятии). Вертикальная белая полоса с зеленым и красным краями предлагает интервал времени, который, по мнению Outlook, подходит для назначения совещания. Примечание

Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации вам было бы достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор (AutoPick), чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

  1.  Чтобы назначить начало совещания на 13:00, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа. С помощью раскрывающегося списка Конец собрания (Meeting End Time) выберите время окончания совещания 15:00.

Рис. 20.9. Планирование совещания

  1. Разверните вкладку Встреча (Appointment). В поле Тема введите текст Совещание, который будет добавлен в одноименное поле электронных сообщении. В поле, расположенное в нижней части этой вкладки, введите необходимые пояснения. Щелкните на кнопке Отправить. Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты, сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.

Упражнение 5. Отправка письма

Не всегда можно лично встретиться с человеком. Многие документы приходится пересылать по электронной почте. Это упражнение научит вас отправлять текст, набранный в Word, по адресу, записанному в папке контактов. В подобных ситуациях удобнее всего воспользоваться мастером писем.
    В панели ярлыков Outlook выберите значок Контакты. Щелкните на записи Сидоров Василий, чтобы выделить ее. Выберите команду Действия > Новое письмо (Actions > New Letter To Contact). Запустится Microsoft Word, в котором откроется окно мастера писем. Установите флажок Строка даты (Date Line), чтобы добавить в письмо дату отправки, отформатированную стандартным образом. В раскрывающемся списке Шаблон (Choose A Page Design) выберите пункт Современное письмо (Professional Letter). Ниже указанного списка появится образец выбранного шаблона.
  1. Щелкните на кнопке Далее (Next), которая перенесет вас на вкладку Получатель (Recipient Info). Здесь в поле Имя получателя (Recipient's Name) уже указаны имя и фамилия человека, выбранного в списке контактов Outlook, а в поле Адрес доставки (Delivery Address) — его адрес.

Рис. 20.10. Добавление дополнительных адресов

  1. Щелкните на кнопке Далее. Третья вкладка мастера писем, показанная на рис. 20.10, позволяет добавлять некоторые вспомогательные поля и дополнительные адреса назначения.  Щелкните на значке адресной книги. В списке Источник адресов открывшегося окна диалога (рис. 20.11) выберите пункт Контакты.  Выделите строку Сидоров Василий. Щелкните на кнопке Копия (Сс).

Рис. 20.11. Выбор адреса Примечание

Положения Почта (Mailing), Личные (Ноте) и Другие (Other) переключателя, расположенного в правом верхнем углу окна добавления адреса, позволяют выбрать один из трех адресов, записанных в контакте данного человека.

  1.  Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога. В списке Копия третьего окна мастера появится дополнительный адресат. Затем щелкните на кнопке Далее. Введите или выберите из адресной книги свое имя и обратный адрес. Наконец щелкните на кнопке Готово (Finish).
Теперь в письмо добавлены все необходимые реквизиты. Помощник по Office спросит, не нужно ли вернуться в мастер писем, создать почтовые наклейки или распечатать адрес на конверте. При необходимости выполните одно из указанных действий, выбрав соответствующее положение переключателя в окне Помощника. После этого вам останется только вставить текст сообщения, распечатать его, заклеить в конверт и отнести на почту.

 

Упражнение 6. Запись в дневнике

Дневник может хранить не только записи о работе с теми или иными приложениями Office. Вы можете самостоятельно заносить сообщения в дневник, сохраняя хронологию определенных событий. Давайте, используя технологию «перетащить и оставить», занесем в дневник запись о взаимодействии с человеком, указанным в контакте. Предположим, вы только что обсудили важный вопрос со своим коллегой и хотите зафиксировать этот факт.
    Откройте папку Контакты. Поместите указатель на карточку контакта с Александром Петровым, нажмите кнопку мыши и перетащите контакт в панель ярлыков Outlook на значок Дневник (Journal). Откроется окно диалога.
  1. В списке Тип (Entry Type) выберите пункт Телефонный звонок (Phone Call). В поле заметок рядом со значком карточки контакта введите описание воп роса, который вы обсуждали.  При необходимости измените время и продолжительность события. По умолчанию Outlook установит время равным текущему, а продолжительность равной 0. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть. Чтобы просмотреть внесенную запись дневника, выберите в раскрывающемся списке папок пункт Дневник. Записи дневника появятся в текущем представлении По типу (By Type). Щелкните на значке «плюс» в строке заголовка Тип записи: Телефонный звонок (Entry Type: Call). Вы увидите значок разговора с Петровым, занесенный в дневник.

Рис.20.12. Дневник

  1.  Щелкните на значке правой кнопкой мыши. Ниже перечислены команды появившегося контекстного меню (рис. 20.12).
 Открыть (Open) — открывает документ, представленный значком (в данном случае запись дневника).  Печать (Print) — печатает запись дневника на стандартном принтере.  Переслать (Forward) — формирует сообщение и отправляет запись дневника по электронной почте.  Категории (Categories) — позволяет изменить категорию записи. Пометить как прочтенные (Mark as Read).  Пометить как непрочтенные (Mark as Unread).  Удалить (Delete) — удаляет запись дневника.  Переместить в папку (Remove to Folder) — помещает запись в соответствующую папку.

Упражнение 7. Телефон

Вы помните, что в начале занятия при создании контактов вы заносили в них номера телефонов людей. Если в компьютере установлен модем, подключенный к телефонной линии, наличие этой информации позволяет автоматически набирать номер телефона человека, с которым вы хотите связаться. Конечно, на первый взгляд, проще снять трубку телефона и позвонить в ручном режиме, но представьте, что вы часто звоните в другие города и вам хочется знать, сколько времени длился тот или иной междугородный разговор. Outlook позволяет автоматически хронометрировать телефонные звонки, сохраняя записи о них в дневнике. Чтобы позвонить с использованием возможностей Outlook, выполните следующие шаги.
    Вернитесь в папку контактов щелчком на соответствующем ярлыке панели Outlook.  Выделите контакт Петров Александр. Поставьте указатель мыши на кнопку Телефон (Dial) панели инструментов и щелкните на треугольнике рядом с ней. В раскрывающемся списке указаны все телефоны данного контакта. Выберите нужный вариант. (Кроме того, с помощью этого списка можно осуществить повторный набор номера, быстрый набор или сделать новый звонок.)
Откроется окно диалога нового звонка.
  1. Щелкните на кнопке Свойства соединения (Dialing Properties). Проверьте, все ли параметры соединения соответствуют реальному состоянию дел. Затем щелкните на кнопке ОК. Чтобы телефонный звонок фиксировался в дневнике, установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create New Journal Entry When Starting New Call). Щелкните на кнопке Параметры соединения (Dialing Options).
Открывшееся окно диалога (рис. 20.13) позволяет добавить настройки для быстрого набора номера и настроить свойства телефонной линии (а при наличии нескольких модемов выбрать тот, через который подключен телефонный аппарат). Примечание

Чтобы иметь возможность набора телефонного номера с помощью компьютера, к телефонной розетке нужно подключить разъем Line модема, а телефонный аппарат следует включить в разъем Phone того же модема.

  1. Введя необходимые параметры, щелкните на кнопке ОК; чтобы вернуться в окно Новый звонок (New Call).

Рис. 20.13. Параметры соединения

  1.  Щелкните на кнопке Позвонить (Start Call). Outlook наберет телефонный номер. После соединения с абонентом снимите телефонную трубку и щелкните в окне соединения на кнопке Разговор.  Окончив разговор, щелкните на кнопке Конец связи (End Call). Откроется новая запись дневника, в которой будет указан контакт и продолжительность разговора. При необходимости скорректируйте параметры контакта и добавьте комментарии.  Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть. Запись параметров телефонного разговора будет добавлена в дневник.

Контрольное упражнение

Чтобы попрактиковаться в работе с контактами и закрепить навыки, полученные на этом занятии, выполните самостоятельно следующие шаги.
     Добавьте в список контактов имена, адреса и телефоны своих родных, друзей и знакомых.  Назначьте всем этим контактам категорию Личные данные ( Ре r s о n a l).  Добавьте несколько списков рассылки, сгруппировав людей по их интересам. Сформируйте приглашение на совещание и отправьте его по электронной поч-те, добавив в качестве адресатов некоторые из новых контактов. Добавьте задачу, которую нужно выполнить совместно с коллегой, уведомив его об этом. Как добавить задачу, связанную с определенным контактом?
  1.  Позвоните своему другу с помощью инструмента автонабора. Зафиксируйте продолжительность разговора в дневнике. С помощью контекстного меню контакта отправьте электронное письмо всем членам списка рассылки, созданного на шаге 2.   Какие действия нужно предпринять для отправки электронного сообщения?
  2. Просмотрите дневник и найдите в нем запись о только что выполненном телефонном разговоре.  Какими двумя способами можно открыть дневник?

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились со структурой контактов — записей с информацией о людях и организациях. Вы научились приглашать людей на совещания, звонить с помощью компьютера и выполнять с контактами некоторые другие действия, попутно протоколируя их в дневнике. На следующем занятии вы изучите те папки Outlook, которые относятся к системе поддержки электронной почты, узнаете, как настраивать почтовые службы и учетные записи, научитесь отправлять, получать и сортировать сообщения.