Справочник по Windows Server 2003 (MCSE)
         

Настроика

Для выполнения упражнений этого занятия необходимо иметь зарегистрированный почтовый ящик у одного из провайдеров электронной почты, связь с которым осуществляется через локальную сеть или модем. Для правильной настройки почтовой системы Outlook вам необходимо знать имя почтового сервера, имя и пароль регистрации. При модемном соединении нужно также знать телефонный номер для связи с компьютером провайдера. Соответствующую информацию можно получить в службе технической поддержки провайдера или у администратора локальной сети.

 

Упражнение 1. Добавление службы



Чтобы иметь возможность получать и отправлять электронные сообщения с помощью Outlook, необходимо настроить параметры связи с провайдером. Для добавления службы электронной почты выполните следующие действия.
    Запустите Outlook. Выберите команду Сервис >Учетные записи электронной почты (Tools > E-mail Accounts). Тем самым вы запустите мастера создания учетных записей. В первом окне мастера Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts) (рис. 21.1), можно добавлять и удалять почтовые службы Outlook, а также просматривать свойства установленных служб. Установите переключатель Электронная почта (E-mail) в положение Добавить новую учетную запись (Add a new e-mail account). Щелкните на кнопке Далее. Откроется окно добавления службы в активный профиль конфигурации. Установите переключатель в положение РОРЗ и щелкните на кнопке Далее. Откроется окно свойств учетной записи почты, показанное на рис. 21.2. В разделе Сведения о пользователе (User Information) введите свое имя и адрес электронной почты.

Рис. 21.1. Добавление службы

  1. В разделе Сведения о сервере (Server Information) того же окна диалога введите названия серверов исходящей (SMTP) и входящей (РОРЗ) почты. В поля Сведения о входе (Logon Name) и Пароль (Password) нужно ввести имя и пароль, открывающие доступ к серверу провайдера. Щелкните на кнопке Другие настройки (More Settings). На вкладке Общие в поле Учетная запись почты (Mail Account) введите легко запоминающееся имя учетной записи. На этой вкладке можно также указать название организации и адрес электронной почты. Если ваш компьютер связывается с почтовым сервером посредством модема, раскройте вкладку Подключение (Connection), показанную на рис. 21.3. Выберите положение через телефонную линию (Connect Using my phone line) переключателя Подключение (Connection). Если нужное удаленное соединение не настроено, щелкните на кнопке Добавить. В противном случае выберите имя корректного соединения в раскрывающемся списке Использовать следующее подключение (Dial Using The Following Connection) и перейдите к шагу 15.  В открывшемся окне мастера нового соединения введите имя соединения.  В раскрывающемся списке выберите модем, через который будет выполняться связь. Затем щелкните на кнопке Далее. Во втором окне мастера укажите телефон провайдера Интернета. Щелкните на кнопке Далее, а затем на кнопке Готово. Новое соединение появится в поле Использовать следующее удаленное соединение (Dial Using The Following Connection) окна диалога свойств службы.  Щелкните на кнопке Свойства (Properties).

Рис. 21.2. Свойства учетной записи

Рис.21.3. Настройка соединения

  1. Проверьте, чтобы в раскрывающемся списке вкладки Тип сервера (Server) бы выбран протокол РРР . Два раза щелкните на кнопках ОК.
Примечание

Чтобы проверить правильность выбранных настроек, щелкните на кнопке Проверка настройки учетной записи (Test Account Settings). Outlook автоматически свяжется с провайдером, воспользовавшись параметрами добавленной службы.

  1. Убедившись, что установка связи прошла корректно, щелкните на кнопке Закрыть (Close) окна диалога Проверка настройки учетной записи (Test Account Settings).  Щелкните на кнопке Далее окна мастера Учетные записи электронной почты, а затем на кнопке Готово.
Примечание

Окно диалога параметров соединения содержит множество параметров. Их настройка зависит от алгоритма работы почтового сервера. Выбор неверных значений может привести к невозможности связи с провайдером. Чтобы избежать лишних ошибок, заранее проконсультируйтесь с администратором или службой технической поддержки и выясните, как правильно настроить параметры связи.

 

Упражнение 2. Настройка параметров доставки почты

Чтобы получить входящую почту и отправить свои электронные сообщения, нужно связаться с сервером провайдера, указанным службой, настроенной в предыдущем упражнении. Для этого выполните следующие шаги:
     Чтобы определить, какие письма следует отправить, выберите команду Сервис > Параметры отправки и получения > Определить группы отправки и получения.

Рис. 21.4. Группы отправки и получения почты

  1.  В открывшемся окне диалога (рис. 21.4) выделите название группы и щелкните на кнопке Изменить.

Рис. 21.5. Выбор режима доступа

  1.  В открывшемся окне диалога (рис. 21.5) в левом поле показаны имеющиеся учетные записи, а справа — параметры отправки и доставки почты. Чтобы не отправлять письма, созданные в предыдущих упражнениях в учебных целях, для всех учетных записей снимите флажки Получение почты и установите переключатели в положение Загрузить только описание сообщения. Щелкните на кнопке ОК, а затем на кнопке Закрыть.

Отправка почты

Outlook предлагает удобный интерфейс для отправки исходящих сообщений. Для задания адресов можно пользоваться адресной книгой или списком контактов. Список рассылки позволяет настроить расписание отправки писем. К любому электронному сообщению можно присоединить один или несколько файлов данных, которые дойдут до адресата вместе с самим письмом. Примечание

В последнее время для форматирования электронных сообщений все чаще используется стандарт НТМ1_Outlook XP полностью поддерживает этот формат при чтении и отправке электронной почты.

 

Упражнение 3. Новое сообщение

Чтобы создать новое электронное письмо и отправить его по назначению, достаточно заполнить несколько полей специальной формы Outlook и напечатать текст.
    Выберите команду Файл > Создать > Сообщение (File > New > Mail Message). Откроется окно, показанное на рис. 21.6. Чтобы указать адрес получателя, щелкните на кнопке Кому. В раскрывающемся списке Источник адресов открывшегося окна диалога (рис. 21.7) выберите источник, в котором хранится адрес получателя. Электронный адрес можно выбрать из Адресной книги Windows, Адресной книги Outlook или из списка контактов.

Рис. 21.6. Новое сообщение

  1. В левом списке выделите имя адресата или настроенный ранее список рассылки, с помощью которого можно адресовать письмо сразу нескольким получателям.

Рис. 21.7. Выбор адреса 

  1.  Щелкните на кнопке Кому. Чтобы копия письма была отправлена по второму адресу, выберите его в левом списке окна (при необходимости сменив источник адресов) и щелкните на кнопке Копия. Добавив адреса всех получателей, щелкните на кнопке ОК.
Адресная часть любого сообщения имеет три поля — Кому, Копия и СК (Вес), — в каждое из которых можно ввести несколько адресов, разделенных точкой с запятой. Письмо будет отправлено всем людям, адреса которых перечислены в трех этих полях. При этом получатели будут видеть в заголовке письма все адреса, введенные в поля Кому, Копия, а адреса, введенные в поле СК, будут скрыты от них. Примечание

Чтобы отправить сообщение получателю, отсутствующему в адресных книгах, достаточно ввести его адрес в поле Кому окна сообщения. Нет необходимости сначала добавлять запись в адресную книгу, а затем выбирать ее оттуда с помощью кнопки Кому.

  1. Щелкните на поле Тема и введите тему сообщения, которая появится в окне почтовой программы получателя в списке пришедших сообщений. Это поле заполнять не обязательно, но наличие темы помогает получателю разбираться в многочисленных письмах, пришедших на его адрес. В основное окно сообщения введите текст письма. Если вы считаете, что отправляемое сообщение достаточно важно, щелкните на кнопке Важность: высокая панели инструментов. Такие письма помечаются в почтовой программе получателя специальным значком, требующим немедленной реакции. Щелкните на кнопке Отметить к исполнению.  В списке Отметка открывшегося окна диалога (рис. 21.8) выберите пункт Ответить.

Рис. 21.8. Настройка отметки

  1. В календаре поля Срок: выберите тот день, до которого получатель должен среагировать на ваше сообщение.  Щелкните на кнопке ОК. В списке писем почтовой программы получателя в строке такого помеченного сообщения пользователь увидит флажок, указывающий на необходимость определенной реакции на сообщение. В самом сообщении будет указан тип и срок ожидаемой реакции. Чтобы отправить письмо, щелкните на кнопке Отправить панели инструментов. Сообщение будет помещено в папку Исходящие (Outbox). При очередном соединении с почтовым сервером провайдера все сообщения этой папки будут отправлены адресатам.

Упражнение 4. Управление рассылкой

Кроме адресов, содержания и флагов каждое сообщение имеет набор дополнительных параметров, управляющих шифрованием, алгоритмом рассылки и правилами подтверждения сообщений. Чтобы получить доступ к параметрам электронного письма, созданного в предыдущем упражнений, выполните следующие шаги.
    В панели ярлыков Outlook раскройте группу папок Почта (Mail). Щелкните на значке Исходящие (Outbox). В списке сообщений дважды щелкните на строке письма с темой Приглашение на семинар. В панели инструментов окна сообщения щелкните на кнопке Параметры (Options). Откроется окно диалога, показанное на рис. 21.9.

Рис. 21.9. Параметры сообщения Здесь есть набор флажков и полей, задающих следующие режимы рассылки:  списки Важность (Importance) и Пометка (Sensitivity) позволяют указать уровень важности письма и степень официальности сообщения;  флажки раздела Безопасность (Security) включают режимы шифрования сообщения и добавления к нему электронной подписи, однозначно идентифицирующей отправителя;  флажок и список Кнопки голосования (Use Voting Buttons) помещают в тело письма набор стандартных кнопок, с помощью которых получатель может быстро возвратить отправителю сообщения свое мнение относительна содержания письма;  флажки Уведомить о доставке этого сообщения (Request A Delivery Receipt For This Message) и Уведомить о прочтении этого сообщения (RequestA Read Receipt For This Message) обеспечивают автоматическую генерацию компьютером адресата ответного сообщения, уведомляющего отправителя соответственно о получении письма почтовой системой и о прочтении этого письма пользователем;  флажок Отправлять ответы (Have Replies Sent To), одноименное поле и кнопка Выбор имен (Select Names) позволяют указать адрес, на который должны приходить ответы на данное сообщение;  поле После отправки сохранить в (Save Sent Message To) и кнопка Обзор (Browse) дают возможность указать папку Outlook, в которую должна быть помещена копия сообщения после его отправки на почтовый сервер, а одноименный флажок позволяет включить или отменить режим сохранения копии; флажок Не доставлять до (Do Not Deliver Before) и одноименное поле с календарем позволяют отложить отправку сообщения до указанного времени;  флажок Не действительно после (Expires After) и поле с календарем устанавливают дату, после которой данное сообщение станет недоступным (то есть будет удалено из Outlook);  поля Формат (Attachment Format) и Кодировка (Encoding) с раскрывающимися списками позволяют изменить формат и кодировку сообщения;  кнопки Контакты и Категории позволяют связать с сообщением некоторый контакт и отнести письмо к определенной категории.

  1.  Настроив нужные режимы, щелкните на кнопке Закрыть.  Закройте окно сообщения.  Щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения выполненных изменений.
Примечание

Модификацию сообщения и его параметров необходимо выполнять до момента передачи письма на сервер провайдера. После того как письмо уйдет, изменить его уже нельзя.

 

Упражнение 5. Формат сообщения

Примечание

Outlook предлагает для отправки и чтения сообщений два формата — обычный и HTML. В обычном формате письмо представляет собой простой текст, подобный тому, который набирается в программе Блокнот (Notepad). Такой текст не может содержать элементов оформления. То есть этот режим не дает возможности выбирать шрифт или назначать определенным фрагментам особенное начертание (курсив, полужирный текст).

Вариант HTML предлагает пользователю достаточно большие оформительские возможности. Этот режим позволяет настраивать шрифт и начертание, формировать маркированные списки, изменять цвет и отступы фрагментов. Однако формат HTML воспринимается не всеми почтовыми системами. Кроме того, сообщения в этом формате оказываются существенно длиннее, чем обычные письма. По этой причине формат HTML следует выбирать только в том случае, если точно известно, что получатель сможет его воспроизвести.
     Чтобы изменить формат сообщения, раскройте меню Формат (Format) и выберите пункт Обычный текст или Формат HTML.
В современной почтовой системе для представления символов национальных алфавитов используется множество различных кодировок. Для русского текста в Интернете обычно применяется кодировка KOI8-R, но иногда приходится выбирать другую кодировку. Если большинство получателей не может прочесть ваши сообщения, посоветуйтесь с провайдером, какую кодировку следует выбирать при отправке электронных писем.
  1. Изменить кодировку можно в одноименном поле окна диалога Параметры сообщения (Message Options).
Примечание

Выбирать нестандартную кодировку обычно приходится при чтении тех писем, которые из-за сбоев в почтовой системе или из-за ошибок в настройках почтовой программы отправителя в стандартном режиме не читаются.

 

Упражнение 6. Присоединение файлов

Несмотря на возможность форматирования текста сообщения с помощью формата HTML, все же достаточно трудно (а точнее говоря, невозможно) передать таким способом многостраничный документ, содержащий сложное форматирование. Тем более нельзя превратить в текст двоичный файл или изображение. К счастью, Outlook предлагает простой механизм присоединения к письму любого файла. Такой файл передается через Интернет вместе с сообщением. Получатель может извлечь его из письма и поместить на жесткий диск своего компьютера. Чтобы создать письмо с присоединенным файлом, выполните следующие шаги.
    Создайте новое сообщение, выполнив последовательность действий, описанную в упражнении 3. Введите адрес назначения и тему письма. В основном поле сообщения введите пояснительный текст. Щелкните на кнопке Добавить файл.  В открывшемся окне диалога найдите нужный файл на локальном или сетевом диске и щелкните на кнопке Вставка. Значок файла появится в поле Вложить (Attach), как показано на рис. 21.10. Чтобы отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить панели инструментов.

Рис. 21.10. Сообщение с присоединенным файлом При необходимости в одно сообщение можно вставить несколько разных файлов. Но не забывайте, что отправка длинных файлов с помощью модема может занять много времени. Поэтому перед присоединением большого файла, например изображения, выполненного с высоким разрешением, полезно уменьшить его размер с помощью программы архивации, согласовав с получателем формат данных.

 

Чтение почты

Упражнение7. Входящие сообщения

При первом запуске Outlook открывается папка Входящие (Inbox), которая содержит сообщения, пришедшие по электронной почте. Чтобы вернуться к этой папке в процессе работы с Outlook и просмотреть новые письма, пришедшие на ваш адрес, выполните следующие шаги.
    В панели папок Outlook раскройте группу Ярлыки Outlook. Щелкните на значке папки Входящие. Чтобы связаться с сервером и обменяться с ним почтовыми сообщениями, щелкните на кнопке Отправить/получить (Send/Receive) панели инструментов. После этого вам, вероятно, придется подождать несколько минут, пока ваш компьютер и сервер провайдера обмениваются информацией. По окончании сеанса связи заголовки новых писем появятся в списке папки Входящие. При этом непрочитанные письма отмечаются значком запечатанного конверта, а прочитанные — значком открытого. Дата получения письма выводится справа от названия темы.

Рис. 21.11. Папка входящих сообщений

Письма с присоединенными файлами помечаются значком канцелярской скрепки (рис. 21.11).
  1. Чтобы прочитать письмо, щелкните в списке папки Входящие на его заголовке. Содержимое сообщения появится в нижней половине окна Outlook.  Если вы хотите вывести содержимое письма в отдельное окно, щелкните на том же заголовке дважды. Чтобы извлечь из сообщения присоединенный к нему файл, щелкните на значке этого файла правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сохранить как (Save As)  В появившемся окне диалога откройте ту папку жесткого диска, в которой нужно сохранить присоединенный файл, введите имя, под которым нужно записать этот файл, и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Outlook автоматически раскодирует информацию и сохранит ее в виде указанного файла.
Примечание

Контекстное меню значков присоединенных файлов содержит несколько команд. С их помощью можно скопировать файл, открыть его в окне инструмента быстрого просмотра, открыть файл в породившем его приложении, распечатать информацию или просмотреть свойства присоединенного файла.

  1.  Outlook автоматически отслеживает те письма, которые были прочитаны, и помечает их соответствующим значком. Если вы хотите в будущем ознакомиться с текстом более внимательно, имеет смысл оставить письму пометку непрочитанного. Для этого следует щелкнуть на заголовке письма правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Пометить как непрочтенные (Mark As Unread).

Упражнение 8. Ответ на письмо

С помощью действий, рассмотренных в упражнении 3 этого занятия, можно отправить письмо любому адресату. Однако для формирования ответов на пришедшие сообщения следует пользоваться специальными инструментами, значительно ускоряющими процедуру формирования письма.
    Чтобы ответить на пришедшее сообщение, выделите его в окне папки Входящие или откройте в отдельном окне.  Щелкните на кнопке Ответить (Reply). Откроется окно нового исходящего сообщения. В его адресное поле автоматически будет введен электронный адрес отправителя исходного письма. В поле Тема появится копия темы письма, на которое вы отвечаете, но перед ней будут добавлены символы Re (от английского слова reply — ответить). В основное поле сообщения будет вставлена копия пришедшего письма. Отвечая на электронные письма, всегда оставляйте такую копию входящего сообщения (возможно, немного урезав ее). Она помогает адресату понять, на какое из его писем пришел ответ. Это особенно актуально для тех, кто любит писать лаконичные ответы типа «Да, я согласен». Щелкните на кнопке Отправить панели инструментов. Ответ будет записан в папку Исходящие и отправлен по назначению при очередном сеансе связи с сервером.
В панели инструментов окна входящего сообщения и папки Входящие есть еще две важные кнопки. Первая из них — Ответить всем (Reply То All) генерирует сообщение, аналогичное описанному выше, однако в поле Кому добавляется не только адрес отправителя исходного письма, но и адреса всех его получателей (исключая ваш). Это позволяет быстро ознакомить с ответом всех лиц, заинтересованных в получении информации по данному вопросу. Кнопка Переслать (Forward) генерирует копию пришедшего сообщения, оставляя строку Кому пустой. Вы сами должны ввести в нее нужный адрес. Эта кнопка используется в тех случаях, когда полученное письмо нужно просто переслать другому человеку.

 

Упражнение 9. Папки писем

В предыдущих упражнениях были рассмотрены папки Исходящие и Входящие почтовой системы Outlook. Но этим список папок группы Почта не ограничивается. По умолчанию, Outlook создает в ней еще две специальные папки: Удаленные (Deleted Items) — хранит все сообщения, стертые пользователем. Она подобна Корзине Windows и позволяет восстанавливать сообщения, удаленные по невнимательности. Чтобы эта папка автоматически очищалась при каждом завершении работы Outlook, выберите команду Сервис > Параметры (Tools > Options), раскройте вкладку Дополнительно (Other) и установите флажок Очищать папку Удаленные при выходе (Empty The Deleted Items Folder Upon Exiting);  Отправленные (Sent Items) — содержит копии сообщений, отправленных из папки Исходящие на почтовый сервер провайдера. Обратите внимание, что сама папка Исходящие хранит только неотправленные письма. Кроме стандартных папок в группе Почта можно разместить любое число дополнительных папок, предназначенных для хранения прочитанных писем или черновиков. Наличие нескольких папок позволяет делить входящие сообщения по темам. Чтобы добавить новую почтовую папку, выполните следующие шаги.
    Выберите команду Файл > Создать > Папка (File > New > Folder).
  1.  В поле Имя папки открывшегося окна диалога (рис. 21.14) введите название новой папки. В раскрывающемся списке Содержимое папки выберите пункт Элементы типа Почта (Май Items). В списке Поместить папку в (Select Where To Place The Folder) выделите пункт Входящие. Щелкните на кнопке ОК. В окне диалога, запрашивающем о необходимости размещения значка новой папки в панели ярлыков, щелкните на кнопке Да. Чтобы в процессе работы с Outlook переместить письмо из одной папки в другую, выполните следующие действия. Откройте папку, содержащую сообщение, которое нужно переместить.  В списке писем щелкните на перемещаемом сообщении правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку. В окне диалога Перемещение элементов дважды щелкните на той папке, в которую нужно поместить сообщение.
Примечание

С помощью описанной последовательности шагов можно перемещать не только почтовые сообщения, но и элементы любых других папок Outlook.

 

Контрольное упражнение

Воспользовавшись подсказками этого контрольного упражнения, самостоятельно создайте и отправьте несколько писем с помощью Outlook.
     Создайте новое сообщение и адресуйте его сразу нескольким своим друзьям или коллегам. Добавьте еще одного адресата в поле СК. Присоедините к сообщению файл Microsoft Excel. Назначьте письму низкую степень важности. Какими двумя способами можно понизить важность письма?
  1. Добавьте в Outlook дополнительную папку для исходящих сообщений, назвав ее Черновики. Переместите только что созданное сообщение в эту папку.  Просмотрите содержимое папки Входящие.  Если в этой папке слишком мало писем, отправьте несколько сообщений самому себе. Рассортируйте входящие сообщения по степени важности. Как упорядочить сообщения по некоторому признаку?
  2. Удалите несколько писем. Откройте папку Удаленные, найдите в ней стертые сообщения и восстановите их, переместив обратно в папку Входящие.

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились с почтовым клиентом программы Outlook, научились настраивать параметры учетной записи, отправлять и получать сообщения, форматировать их и присоединять к ним файлы. На следующем занятии вы познакомитесь с шестым компонентом Microsoft Office — редактором web-узлов Frontpage. Вы узнаете, как с помощью этого мощного редактора можно построить достаточно сложный узел, не прибегая к программированию на языке HTML.