Таблицы

Таблицы используются для представления самой разнообразной числовой и текстовой информации, которую можно упорядочить по одному или нескольким критериям. Word обладает обширным набором инструментов для построения и форматирования таблиц, что позволяет строить очень сложные таблицы с любым мыслимым оформлением. Обратите внимание, что в Word для работы с таблицами отведен целый пункт Главного меню.

Упражнение 1. Добавление таблицы

Рис.7.1. Добавление таблицы Примечание

Если палитра кнопки Добавить таблицу (Insert Table) не позволяет создать таблицу с нужным числом ячеек, выберите команду Таблица > Добавить > Таблица (Table > Insert > Table), в открывшемся окне диалога введите параметры создаваемой таблицы и щелкните на кнопке ОК.

Теперь следует наполнить таблицу полезной информацией. Щелкните в первой ячейке первой строки и введите текст Название товара. Нажмите клавишу Tab. Курсор переместится во вторую ячейку первой строки. Введите текст Январь. При каждом последующем нажатии клавиши Tab курсор будет перемещаться последовательно по всем ячейкам таблицы, позволяя вводить нужные данные. Заполните таблицу в соответствии с рис. 7.2.

Рис. 7.2. Ввод данных в таблицу Примечание

Для перехода к предыдущей ячейке нажимайте клавиши Shift+Tab. Для перемещения по ячейкам таблицы можно также пользоваться клавишами со стрелками либо просто щелкать мышью на нужной ячейке.

После ввода числа в последнюю ячейку третьей строки снова нажмите клавишу Tab. Таблица автоматически увеличится на одну строку, и вы сможете заполнить еще четыре ячейки. Таким образом, нет особой нужды заранее рассчитывать точное число строк таблицы. По мере ввода данных Word добавит столько строк, сколько будет нужно. Текст ячеек таблицы можно форматировать точно так же, как и любой другой текст документа Word. Единственное отличие состоит в том, что выравнивание текста выполняется не относительно полей страницы, а относительно границ каждой ячейки. Настраивая вид ячеек, можно выделять конкретные ячейки, группы строк или столбцов и всю таблицу целиком. Назначаемые режимы форматирования и выравнивания текста будут влиять только на выделенные ячейки. Поскольку абзац, предшествующий таблице, был выделен стилем Заголовок 3 (Heading 3), все ячейки таблицы получили в наследство тот же стиль. Но этот стиль предназначен для заголовка. Давайте изменим стиль ячеек таблицы. Выбором команды Таблица > Выделить > Таблица (Table > Select > Table) выделите всю таблицу (при выполнении этой команды текстовый курсор должен находиться в одной из ячеек выделяемой таблицы) и выберите в раскрывающемся списке Стиль (Style) панели инструментов Форматирование (Formatting) пункт Обычный (Normal).

Рис. 7.3. Форматирование текста таблицы

Щелкните мышью левее первой ячейки верхней строки. Будет выделена вся верхняя строка таблицы. Щелкните на кнопке По центру (Center) панели инструментов Форматирование (Formatting),.чтобы центрировать содержимое ячеек. Затем нажатием клавиш Ctrl+B назначьте тексту выделенной строки полужирное начертание. Поместите указатель мыши в первую ячейку второй строки чуть правее левой границы ячейки, чтобы значок указателя принял форму наклонной стрелки (рис. 7.3), и протащите мышь вниз, выделив этим приемом первые ячейки строк со второй по четвертую. Нажатием клавиш Ctrl+I назначьте выделенным ячейкам курсивное начертание. В любой момент можно изменить конфигурацию таблицы, добавляя в нее строки и столбцы. Щелкните во втором столбце таблицы и выберите команду Таблица > Добавить » Столбцы справа (Table > Insert > Columns To The Right).

Примечание Чтобы удалить строку, столбец или группу ячеек, выделите удаляемые ячейки и выберите соответствующую команду подменю Таблица » Удалить (Table > Delete). Нажатие клавиши Delete не удаляет выделенные ячейки, а лишь стирает их содержимое.

Щелкните в верхней ячейке нового столбца и введите слово Апрель. Нажмите клавишу -L и введите число во вторую ячейку нового столбца. Аналогичным образом заполните все пустые ячейки. Щелчком на верхней границе первой ячейки третьего столбца выделите весь столбец, как показано на рис. 7.4.

Рис. 7.4. Перетаскивание столбца

Поместите указатель в ячейку со словом Апрель и нажмите левую кнопку мыши. Перетащите мышь правее первой ячейки пятого столбца и отпустите левую кнопку. Третий столбец переместится в конец таблицы. Word предлагает еще один интересный способ добавления и удаления ячеек. Их можно просто нарисовать. Это очень быстрая и удобная методика построения таблиц, однако она требует определенных навыков и умения точно манипулировать мышью. Попробуйте «дорисовать» одну широкую ячейку в верхней части таблицы. Для этого выберите команду Таблица > Нарисовать таблицу (Table > Draw Table). Word автоматически переключит документ в режим разметки страниц, так как только этот режим позволяет оценивать реальные размеры изображаемых элементов документа. Значок указателя мыши примет форму карандаша, и на экране появится панель инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders), показанная на рис. 7.5. Она обеспечивает доступ к инструментам форматирования и редактирования таблиц.

Рис. 7.5. Панель инструментов Таблицы и границы

Поместите указатель в верхний левый угол таблицы и нажмите левую кнопку мыши.

Рис. 7.6. Нарисованная ячейка

Протащите мышь вправо до правой границы таблицы и чуть вверх, чтобы появилась еще одна широкая ячейка, показанная на рис. 7.6. Введите в новую ячейку текст План компании Геркулес на 2002 год.

Упражнение 2. Размер ячеек

Таблицу, построенную в предыдущем упражнении, хотелось бы сделать немного поуже. Кроме того, следует расширить первый столбец, чтобы слова Панели квадратные выводились одной строкой, и для лучшей читабельности текста немного увеличить высоту всех строк.

Если режим отображения линеек отключен, выберите команду Вид > Линейка (View > Ruler). Обратите внимание: когда курсор находится в пределах таблицы, на вертикальной и горизонтальной линейках появляются специальные маркеры, позволяющие изменять высоту и ширину ячеек (рис. 7.7). Кроме того, на горизонтальной линейке присутствуют маркеры регулировки отступов текста текущей ячейки или выделенного столбца от границ ячеек. Самостоятельно подвигайте эти маркеры и изучите их воздействие на вид таблицы. Перетащите маркер границы между первой и второй строками таблицы вниз на 1 см. Щелкните на верхней ячейке таблицы.

Рис. 7.7. Маркеры линеек

Рис. 7.8. Окно диалога свойств таблицы

В панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) щелкните на стрелке слева от кнопки режима выравнивания и выберите в открывшейся палитре кнопку Выровнять по центру (Align Center).

Рис. 7.9. Настройка размеров таблицы

Чтобы увеличить шрифт заглавной ячейки, выберите в раскрывающемся списке Размер (Font Size) панели инструментов Форматирование (Formatting) число 18. Чтобы точно задать ширину таблицы, выберите команду Таблица > Свойства таблицы (Table > Table Properties). Откроется окно диалога, показанное на рис. 7.8. Оно имеет четыре вкладки, с помощью которых можно настраивать параметры выделенных строк, столбцов или ячеек, а также таблицы в целом. На вкладке Таблица (Table) установите флажок ширина (Preferred Width). Введите в одноименный счетчик число 30. Щелкните на кнопке ОК. Теперь ширина таблицы будет равна 30 делениям, как показано на рис. 7.9. Переместите указатель на вертикальную линию границы между первым и вторым столбцом, чтобы значок принял форму двунаправленной стрелки, и нажмите левую кнопку мыши. Перетащите границу вправо на такое расстояние, чтобы текст всех ячеек первого столбца помещался в одну строку. Мы настроили ширину первого столбца, но получилось так, что второй столбец оказался слишком узким. Давайте выровняем ширину четырех правых столбцов таблицы. Нажмите левую кнопку мыши в ячейке Январь и протащите указатель до правой нижней ячейки таблицы. Окажутся выделенными четыре правых столбца. Щелкните на кнопке Выровнять ширину столбцов (Distribute Columns Evenly). Ширина выделенных столбцов станет одинаковой. Выделите последние четыре строки таблицы, протащив мышь слева от них. Выберите команду Таблица > Свойства таблицы (Table > Table Properties). На вкладке Строка (Row) открывшегося окна диалога установите флажок Высота (Specify Height) и введите в одноименный счетчик число 1. Затем щелкните ил кнопке ОК. Таблица станет такой, как показано на рис. 7.10.

Рис. 7.10. Таблица с настроенными ячейками

Упражнение 3. Разбиение и объединение ячеек

Построенная таблица достаточно проста. В реальной жизни часто возникает надобность сформировать таблицу с подзаголовками, объединяющими серию строк или столбцов. Чтобы научиться объединять ячейки, выполните следующие шаги.

Щелкните в ячейке с текстом Январь. Раскройте в панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) па литру кнопки вставки объекта. Выберите пункт Добавить строки выше (Insert Rows Above). В новой строке выделите четыре правые ячейки, как показано на рис. 7.11.

Рис. 7.11. Объединение ячеек

Щелчком на кнопке Объединить ячейки (Merge Cells) преобразуйте четыре вы деленные ячейки в одну. Введите текст По месяцам. Выделите ячейку с текстом Название товара и ячейку над ней. Щелчком на кнопке Объединить ячейки (Merge Cells) объедините их. Щелчком на значке Выравнять по центру (Align Center) в палитре кнопки выравнивания объектов подравняйте надпись в образовавшейся большой ячейке. Теперь заголовки строк и столбцов выглядят привлекательнее.

Примечание

Иногда таблицы оказываются достаточно высокими и не помещаются на одной странице. Чтобы заголовки столбцов дублировались при переносе части таблицы на следующую страницу, выделите первые несколько строк таблицы, которые должны повторяться на каждой странице, и выберите команду Таблица > Заголовки (Table > Heading Rows Repeat). Для отключения этого режима повторно выберите ту же самую команду.

Ячейки "можно не только объединять, но и разделять. Выделите три нижние ячейки столбца Февраль и щелкните на кнопке Разбить ячейки (Split Cells). Откроется окно диалога, показанное на рис. 7.12.

Рис. 7.12. Разбиение ячеек

Сбросьте флажок Объединить перед разбиением (Merge Cells Before Split). Остальные параметры оставьте без изменения. Это заставит Word разделить каждую из трех ячеек пополам. Щелкните на кнопке О К и введите в новые ячейки произвольные числа. Теперь таблица будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 7.12.

Упражнение 4. Форматирование таблицы

Давайте немного приукрасим таблицу, изменив линии ячеек.

Щелкните в верхней ячейке таблицы, созданной в предыдущих упражнениях. Выберите в раскрывающемся списке Тип линии (Line Style) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) двойную линию. Щелкните в той же панели инструментов на стрелке справа от кнопки настройки границ. Раскрывшаяся палитра показывает, что активная ячейка не имеет границ, выполненных двойной линией. Щелчком на кнопке Нижняя граница (Bottom Border) замените нижнюю одинарную границу ячейки на двойную (рис. 7.13). Выделите всю таблицу, в списке Тип линии (Line Style) выберите одинарную линию. В списке Толщина линии (Line Weight) выберите толщину 3 пункта. Щелчком на кнопке Внешние границы (Outside Border) палитры настройки грат ниц очертите таблицу жирной линией. Ручной настройкой границ ячеек можно создать сколь угодно сложное оформление таблицы. Но, как правило, пользователей устраивает один из стандартных стилей, предлагаемых инструментом автоформата таблиц. Щелкните в любой точке, не выходящей за пределы таблицы и выберите команду Таблица > Автоформат (Table > Table AutoFormat). Откроется окно диалога, показанное на рис. 7.14.

Рис. 7.13. Настройка границ Примечание

Окно диалога Автоформат (AutoFormat), в приложении Word XP имеет более сложную структуру, чем в предыдущих версиях Office. Число имеющихся готовых вариантов формата таблица здесь значительно больше, чем раньше. Кроме того, появилась возможность самостоятельно создавать и изменять стили таблиц.

Перебирайте пункты списка Форматы (Formats) и наблюдайте предлагаемое оформление в разделе Образец (Preview) окна диалога.

Рис. 7.14. Выбор автоформата таблицы

Рис. 7.15. Окончательный вид таблицы

Отыскав подходящий вариант, попробуйте установить или сбросить некоторые флажки двух нижних разделов окна диалога. Это позволит модифицировать отдельные элементы выбранного автоформата. Затем щелкните на кнопке ОК.

Для таблицы этого упражнения я выбрал автоформат Столбцы 4 (Columns 4) и не стал менять состояние флажков. Результат такого форматирования таблицы показан на рис. 7.15. Он не совсем удачен, так как таблица имеет сложную структуру заголовков и ячеек. Для более простых таблиц автоформат дает прекрасные результаты.

Графики и диаграммы

Таблицы удобны для хранения точных числовых данных, но человеку часто нужны не точные цифры, а общее представление о величине какого-либо параметра. Поэтому табличные данные полезно дублировать диаграммами, которые отображают информацию с помощью графических элементов, таких как гистограммы, круговые диаграммы или графики.

Упражнение 5. Построение диаграммы на базе таблицы

Если раньше вы не пользовались таблицами Word, весьма вероятно, что какая-то часть ваших данных хранится в обычном текстовом файле. Теперь, почувствовав всю мощь программы Word, вы решили перенести их в красиво оформленную таблицу, а заодно построить диаграмму. Как быстрее решить эту задачу?

В Главном меню Windows выберите команду Программы > Стандартные > Блокнот (Programs > Accessories > Notepad).

Рис. 7.16. Пример текстового файла

Нажмите клавишу Tab и введите слово Январь. Сндва нажмите Tab и введите Февраль. Продолжайте ввод слов и чисел в соответствии с рис. 7.16, отделяя их друг от друга символом табуляции. Выберите команду Файл > Сохранить (File > Save) и запишите файл в папку Мои документы (My Documents) под именем Таблица.txt. Закройте окно Блокнота. Теперь у вас есть пример обычного текстового файла с небольшой таблицей. Давайте импортируем ее в Word и проиллюстрируем имеющиеся числовые данные диаграммой. В программе Word щелкните на кнопке Открыть (Open) панели инструментов Стандартная (Standard). В списке Тип файлов (Files Of Type) окна диалога открытия файла выберите пункт Все файлы (All Files), найдите только что созданный файл Таблица.1х1 и откройте его. В окне диалога Преобразование файла (Convert File) дважды щелкните на строке Только текст (Text Only). Таблица появится в окне Word. Она может оказаться немного кривоватой, но это не имеет значения. Главное, что столбцы таблицы разделены символами табуляции. Нажатием клавиш Ctrl+A выделите весь документ. Затем выберите команду Таблица > Преобразовать > Преобразовать в таблицу (Table > Convert > Text To Table). Проверьте, чтобы параметры окна диалога Преобразовать в таблицу (Convert Text To Table) были настроены в соответствии с рис. 7.17.

Рис. 7.17. Преобразование текста в таблицу

Щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat).

Примечание

Если данные текстового файла разделены не табуляциями, а, скажем, запятыми, выберите в разделе Разделитель (Separate Text At) окна диалога преобразования положение переключателя Другой (Other) и введите в одноименное поле соответствующий символ (запятую).

В окне диалога Автоформат таблицы (Table AutoFormat) выберите вариант Стандарт 1 (Classic 1). Затем два раза щелкните на кнопке ОК. Таблица готова! Microsoft Office позволяет создавать диаграммы двумя способами: с помощью мастера диаграмм Excel, который уже встречался вам на занятии 2, или с помощью модуля Microsoft Graph, который доступен в различных приложениях Office. Сейчас давайте воспользуемся вторым вариантом. Щелкните в любой ячейке полученной таблицы и выберите команду Таблица > Выделить > Таблица (Table > Select > Table). Выберите команду Вставка ^ Рисунок > Диаграмма (Insert > Picture > Chart). В документе Word появится диаграмма и откроется окно таблицы данных Microsoft Graph XP. Информация из таблицы Word будет перенесена в окно Graph XP, а меню и панели инструментов Word заменятся на соответствующие компоненты модуля Graph, как показано на рис. 7.18. Щелкните на пустой области документа Word. Окно данных, панели инструментов и меню модуля Graph XP исчезнут, а ниже таблицы Word разместится диаграмма, представляющая данные этой таблицы в графической форме.

Рис. 7.18. Построение диаграммы на базе таблицы Word

Упражнение 6. Форматирование диаграмм и графиков

Скорее всего, вас не устроит та диаграмма, которая генерируется по умолчанию. Модуль Microsoft Graph предоставляет широчайшие возможности форматирования. Вы можете выбирать тип диаграммы, изменять цвет рядов данных, добавлять заголовки, перемещать легенду, настраивать оси, их шкалы и метки делений, добавлять подписи данных и изменять множество дополнительных параметров, влияющих на способ представления данных. В этом упражнении на примере диаграммы, построенной на базе таблицы Word, будут рассмотрены лишь некоторые из доступных приемов форматирования.

Чтобы модифицировать диаграмму, нужно снова открыть модуль Microsoft Graph. Для этого дважды щелкните на диаграмме. Щелчком на кнопке Режим таблицы (View Datasheet) скройте таблицу данных Graph. Сейчас мы не будем изменять данные. Таблица данных Graph похожа на лист Excel. Если вам придется вручную вводить данные для диаграмм Graph, пользуйтесь приемами, изложенными в упражнениях занятия 9. В панели инструментов Стандартная (Standard) раскройте палитру кнопки типа диаграммы и выберите подходящий тип, например График (Line Chart). Примечание

Способы форматирования диаграмм Microsoft Graph похожи на приемы оформления диаграмм Excel, о которых рассказывается на занятии 11.

Примечание

Если вас не устраивают типы диаграмм, представленные в палитре кноп- ки панели инструментов, выберите команду Диаграмма > Тип диаграммы (Chart > Chart Type). Откроется окно диалога, первая вкладка которого предлагает на выбор больше сотни стандартных вариантов диаграмм, а вторая дает пользователю возможность сконструировать свой собственный тип диаграммы.

Легенда диаграммы расположена неудобно, давайте переместим ее вниз. Для этого щелкните на легенде правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Формат легенды (Format Legend) и на вкладке Размещение (Placement) открывшегося окна диалога выберите положение переключателя Внизу, посередине (Bottom). Затем щелкните на кнопке ОК. Захватите мышью правый нижний маркер габаритного прямоугольника диаграммы и перетащите его вправо вниз, чтобы сделать диаграмму немного крупнее, как показано на рис. 7.19.

Теперь давайте приукрасим подписи осей, изменим сетку, на фоне которой выводится график, и увеличим маркеры данных, чтобы они были лучше видны.

Дважды щелкните на числах меток вертикальной оси графика. В открывшемся окне диалога разверните вкладку Шкала (Scale), показанную на рис. 7.20. Сбросьте флажки Максимальное значение (Maximum) и Цена основных делений (Major Unit), чтобы отключить автоматическую настройку этих параметров. В одноименные поля после флажков введите числа 80 и 20 соответственно. Щелкните на кнопке ОК. Четыре другие вкладки окна диалога форматирования осей позволяют настраивать вид осей, шрифт меток делений, числовой формат меток и режим их выравнивания. Чтобы убрать серый фон графика, выберите команду Диаграмма > Параметры диаграммы (Chart > Chart Options), которая открывает окно диалога параметров диаграммы. Шесть вкладок этого окна содержат следующие параметры:

Рис. 7.19. Форматирование диаграммы Заголовки (Titles) — названия диаграммы, вертикальных и горизонтальных осей; Оси (Axes) — режимы отображения осей категорий и значений; Линии сетки (Gridlines) — флажки включения и отключения вертикальных и горизонтальных линий сетки фона диаграммы; Легенда (Legend) — режим отображения и способ расположения легенды диаграммы; Подписи данных (Data Labels) — переключатель, дающий возможность выводить различные подписи рядом с маркерами данных; Таблица данных (Data Table) — флажки настройки режима вывода таблицы отображаемых данных под горизонтальной осью диаграммы.

На вкладке Линии сетки (Gridlines), показанной на рис. 7.21, сбросьте флажок основные линии (Major Gridlines) в разделе Ось Y (значений) (Value (Y) Axis). Установите одноименный флажок в разделе Ось Х (категорий) (Category (X) Axis). Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога. Горизонтальные линии сетки будут заменены на вертикальные. Щелкните на области построения диаграммы. В меню Формат (Format) выберите первую команду. Ее название начинается со слова Выделенный (Selected), после которого следует название выделенного элемента. В данной ситуации это будет команда Выделенная область построения диаграммы (Selected Plot Area).

Рис. 7.20. Форматирование осей диаграммы

В открывшемся окне диалога выберите положение Прозрачная (None) переключателя Заливка (Area), чтобы отменить заливку диаграммы. Затем щелкните на кнопке ОК.

Рис. 7.21. Параметры диаграммы

Чтобы выйти из режима редактирования диаграммы и закрыть модуль Microsoft Graph, щелкните на свободном пространстве документа Word. Теперь таблица и график будут выглядеть так, как показано на рис. 7.22. Сохраните документ, он пригодится в контрольном упражнении.

Рис. 7.22. Окончательный вид диаграммы

Контрольное упражнение

С помощью этого упражнения попробуйте самостоятельно изучить некоторые приемы форматирования таблиц и диаграмм.

Откройте файл, созданный в упражнении 6. Добавьте в конец таблицы еще один столбец и заполните его ячейки. Как обновить диаграмму, чтобы в ней появились данные добавленного столбца?

Залейте фон первой строки и первого столбца таблицы желтым цветом. Рассортируйте строки таблицы по возрастанию чисел в столбце Февраль. Как автоматически рассортировать табличные данные?

Двойным щелчком на диаграмме запустите Microsoft Graph. Дважды щелкните на подписях горизонтальной оси и в открывшемся окне диалога измените ориентировку подписей, чтобы их текст выводился вертикально. Добавьте заголовки диаграммы и осей. Где назначаются заголовки элементов диаграммы?

В области легенды выделите маркер ряда данных Трубы, дважды щелкните на нем и в открывшемся окне диалога измените цвет маркера на черный. Повторите эту операцию для всех рядов данных.

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились с приемами построения и форматирования таблиц, импорта табличных данных из текстовых файлов. Вы научились строить и оформлять диаграммы. Следующее занятие завершает изучение приложения Word XP. Оно посвящено описанию модуля проверки орфографии и процедуры объединения документа Word с внешними табличными данными.