Обзор команд и драйверов MS-DOS 6.2

Упражнение 1. Язык документа

По мере ввода текста каждому слову назначается атрибут, определяющий, каким языком написано слово. Эта информация используется при проверке документа для выбора словаря, которым следует руководствоваться при идентификации каждого конкретного слова. Word, как правило, сам корректно распознает язык, выбирая один из тех языков, поддержка которых установлена на компьютере. Смена языка происходит при переключении раскладки клавиатуры с английской на русскую и обратно. Примечание

Если Word не подчеркивает слова и фразы с ошибками, значит, отключен режим автоматической проверки правописания.

Чтобы включить его, выберите команду Сервис > Параметры (Tools > Options). В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) и установите флажки Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и Автоматически проверять грамматику (Check Grammar As You Type).

Примечание

При установке русскоязычной версии Office инсталлируются словари для русского и английского языков. Если англоязычная версия Office ХР устанавливается поверх предыдущей русской версии Office, то поддержка русского языка сохраняется.

Если Word замечает в тексте слово, написанное с ошибкой, такое слово подчеркивается красной зигзагообразной линией, как показано на рис. 8.1. Чтобы исправить слово, отредактируйте его, заменив неверные символы, или воспользуйтесь словар&м Office.

Рис. 8.1. Автоматическая проверка правописания

 Щелкните на подчеркнутом слове правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню правильный вариант написания или одну из следующих команд:  Пропустить все (Ignore All) — не воспринимать выделенное слово в качестве ошибочного в текущем документе;  Добавить (Add) — добавить слово в словарь Word и в дальнейшем считать данное написание правильным;  Автозамена (AutoCorrect) — настроить автоматическую коррекцию написания данного слова с помощью словаря Word. Выбрав в списке Auto-Correct (Автозамена) правильный вариант написания, вы добавляете пункт в список автозамены. При следующей ошибке в том же слове Word сам исправит неверное написание;

Примечание

Чтобы просмотреть и отредактировать список автоматической коррекции, выберите команду Сервис > Автозамена (Tools > AutoCorrect).

 Язык (Language) — изменить язык слова; Орфография (Spelling) — запустить модуль проверки орфографии.

2.  Если по каким-то причинам Word назначил фрагменту текста неверный язык, выделите этот текст и выберите команду Сервис > Язык > Выбрать язык (Tools > Language > Set Language). Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.2. В списке окна диалога выберите язык для выделенного текста. Языки, словари которых установлены на компьютере, отмечены специальными значками (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Выбор языка

4.  Если нет нужды проверять правописание выделенного фрагмента или невозможно указать верный язык (так бывает, например, в случае работы с математическими формулами), установите флажок Не проверять правописание (Do Not Check Spelling Or Grammar). Щелкните на кнопке ОК.

При вводе текста Word кроме орфографии автоматически проверяет грамматику (если в окне параметров установлен флажок Автоматически проверять грамматику (Check Grammar As You Type)). Неверные грамматические конструкции подчеркиваются зеленой зигзагообразной линией.

6.  Чтобы исправить грамматическую ошибку, щелкните правой кнопкой мыши на фразе, подчеркнутой зеленой линией, и выберите в контекстном меню скорректированный вариант фразы или одну из следующих команд:  Пропустить (Ignore) — не считать данную фразу ошибочной;  Грамматика (Grammar) — запустить модуль проверки грамматики.

Упражнение 2. Проверка орфографии и грамматики

Автоматическая проверка орфографии и грамматики не всегда удобна. Иногда нужно целиком сосредоточиться на основной теме документа и не хочется отвлекаться на мелкие .ошибки. При импорте текстового содержания, при неверной настройке языка документа или при обработке документа большого объема ошибок может оказаться слишком много, тогда автоматическая проверка существенно замедлит работу Word. В таких ситуациях отключите автоматическую проверку (сбросив флажки, указанные в совете предыдущего упражнения), а на последней стадии разработки документа вручную проверьте правописание с помощью следующих действий.

 Для перехода к началу документа нажмите клавиши Ctrl+Home.  Выберите команду Сервис > Правописание (Tools > Spelling And Grammar). Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.3, и Word начнет сканировать документ на предмет ошибок. В верхнем прокручивающемся поле этого окна появится первая наиденная фраза с ошибкой. В нижнее прокручивающееся поле выводится верное (по мнению Word) написание фразы либо список слов, которыми Word предлагает заменить ошибочное.

Рис. 8.3. Окно диалога проверки правописания

3.  Орфографические ошибки выделяются красным цветом. Для их коррекции выполняйте одно из следующих действий:  если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore);  чтобы пропустить в текущем документе все подобные «ошибки», щелкните на кнопке Пропустить все (Ignore All); для исправления слова выберите в нижнем поле один из предлагаемых вариантов и щелкните на кнопке Заменить (Change);  чтобы автоматически исправить в текущем документе все подобные ошибки, щелкните на кнопке Заменить все (Change All);  если в нижнем поле отсутствует правильный вариант написания, отредактируйте фразу в верхнем поле и щелкните на кнопке Заменить (Change), затем при необходимости подтвердите выполненную коррекцию щелчком на кнопке Да (Yes);  если выделенное слово должно считаться верным во всех документах, его нужно добавить в словарь Word, для этого щелкните на кнопке Добавить(Add).
4.  Грамматические ошибки выделяются зеленым цветом. При этом кнопки окна диалога проверки правописания несколько видоизменяются. Грамматические ошибки исправляются с помощью следующих операций:  чтобы исправить предложение, выберите один из пунктов нижнего прокручивающегося поля или вручную отредактируйте текст в верхнем поле, затем щелкните на кнопке Изменить (Change);  если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore);  если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить(Ignore);

   щелчок на кнопке Отменить правило (Ignore Rule) отменяет проверку данного грамматического правила в текущем документе;

    если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore);

   кнопка Следующее (Next Sentence) инициирует пропуск текущего предложения и переход к проверке следующего.

5. После выполнения одной из вышеуказанных операций Word продолжит поиск и выведет в окно модуля проверки очередную ошибку. Исправляйте ошибки до тех пор, пока не появится сообщение о том, что проверка документа завершена. Если необходимость в грамматической проверке отсутствует, сбросьте флажок Грамматика (Check Grammar). Если язык проверяемой фра зы был установлен неверно, что привело к обнаружению ложной ошибки, измените язык с помощью раскрывающегося списка Язык словаря (Dictionary Language).

Слияние

Суть слияния состоит в том, что вы берете документ, например образец письма, и таблицу с фамилиями и адресами людей, которым нужно разослать это письмо, а затем, автоматически объединяя образец с таблицей, генерируете набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе таблицы данных.

 

Упражнение 3. Создание главного документа

Для создания слияния прежде всего нужно разработать главный документ, играющий роль образца. Этот документ может иметь любое содержание. Основная идея заключается в том, что некоторые части текста заменяются полями, которые заполняются в результате слияния главного документа с таблицей данных.

 Откройте Word и создайте новый документ.  Введите основной текст письма, но не указывайте адрес и фамилию получателя, например так, как показано па рис. 8.4. Затем сохраните документ под именем Письмо.doc.  Выберите команду Сервис > Письма и рассылки > Мастер слияния (Tools > Letters and Mailings > Mail Merge Wizard). В области задач откроется окно Слияние (Mail Merge), показанное на рис. 8.5. В разделе Выбор типа документа (Select document type) выберите пункт Письма (Letters) и перейдите к следующему шагу мастера, щелкнув на команде Далее: Открытие документа (Next: Starting document).

Рис. 8.4. Текст главного документа слияния Примечание

Пункты раздела Выбор типа документа (Select document type) определяют тип главного документа слияния. При необходимости вы всегда сможете позже изменить тип главного документа или связать с выбранным источником данных еще один главный документ.

Рис. 8.5. Окно Слияние (Mail Merge) области задач

5.  На этом этапе необходимо выбрать в качестве главного документа один из предлагаемых вариантов: использовать уже открытый документ, создать новый документ на основе шаблона или открыть существующий документ. Чтобы выбрать в качестве главного документа слияния только что созданный текст, щелкните на пункте Текущий документ (Use the current document).  При необходимости отредактируйте содержание главного документа.  Перейдите к следующему этану, щелкнув на команде Далее: Выбор получателей (Next: Select recipients).

Упражнение 4. Построение источника данных

Теперь нужно создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма).

В разделе Выбор получателей (Select Recipients) окна Слияние (Merge Mailing) области задач выберите пункт Создание списка (Type a new list) (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Окно Выбор получателей (Select Recipients) мастера Слияние (Mail Merge)

2. Щелкните на команде Создать (Create) в разделе Создание списка (Type a new list). Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.7.

Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных. Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

Рис. 8.7. Создание источника данных Другие пункты раздела Выбор получателей (Select Recipients) позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу. Примечание

Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.

3.  Щелкните на кнопке Настройка (Customize). Откроется окно диалога, пока занное на рис. 8.8.  Выделите пункт Обращение (Title).  Щелчком на кнопке Удалить (Delete) сотрите выделенное поле.

Рис. 8.8. Настройка полей источника данных

Рис. 8.9. Окно диалога Получатели слияния (Mail Merge Recipients)

6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя (FirstName), Фамилия (Last Name), Организация (Company Name), Адрес1 (Addressi) и Индекс (PostalCode).  Щелкните на кнопке ОК.  Щелкните на кнопке Закрыть (Close) окна диалога Создание источника данных (New Address List).  В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится показанное на рис. 8.9 окно диалога Получатели слияния (Mail Merge Recipients), в котором в настоящее время нет ни одной записи.
10.  Вам обязательно придется когда-нибудь ввести информацию в источник данных. Щелкните на кнопке Изменить... (Edit...), чтобы сделать это сейчас. Откроется форма для ввода данных. Давайте добавим несколько записей. Позже слияние сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.  Заполните поля формы.  Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись (New Entry). Введите еще несколько записей, перенеся в них информацию, представленную в табл. 8.1.

  ТАБЛИЦА 8.1. Источник данных слияния

Номер записи	Имя	Фамилия	Организация	Адрес1	Индекс
1	Василий	Решетников	Премьер	Первая ул., 33	113114
2	Петр	Петров	Фантом	Прямой пр., 18	114113
3	Виктор	Горелов	Фантом	Четвертый проезд, 143	113278
4	Игорь	Черный	Фантом	а/я 318	115333
5	Илья	Николаев	Фантом	Косая ул.	114232
6	Леонид	Леонидов	Фантом	Зимний пр.	211434

14. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы сохранить базу данных, а затем — на кнопке ОК окна Mail Merge Recipients.

Примечание

Для изменения информации источника данных щелкните в панели инструментов Слияние (Mail Merge) на кнопке Получатели (Mail Merge RecipientsEdit Data Source), а затем в открывшемся окне диалога — на кнопке Изменить (Edit). Откроется форма источника данных. Для перемещения по записям источника пользуйтесь кнопками Первая (First), Назад (Previous), Вперед (Next), Последняя (Last) в нижней части формы.

Рис. 8.10 . Панель инструментов Слияние

 

Упражнение 5. Размещение полей данных

Пришло время разместить поля источника данных в тексте главного документа.

Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Создание письма (Next: Write your letter) в области задач. Поместите курсор в первую строку документа и щелкните на команде Другие элементы (More Items). Откроется окно диалога Добавление поля слияния (Insert Merge Field), в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении.  Выделите пункт Имя (FirstName) и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Поле слияния появится в первой строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего ноля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия (LastName) и снова щелкните на кнопке Вставить (Insert). Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть окно диалога Добавить поле слияния (Insert Merge Field).  Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии.  Нажмите клавишу Enter, откройте окно диалога Добавление поля слияния (Insert Merge Field) и выделите в списке пункт Адрес1 (Addressi).  Снова нажмите Enter и выделите в том же списке пункт Индекс (PostalCode).  Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу Пробел. Выберите в списке Добавление поля слияния (Insert Merge Field) ноле Имя (First Name), нажмите клавишу Пробел и там же выберите поле Фамилия (LastName). Теперь главный документ должен выглядеть так, как показано на рис. 8.11.

Рис. 8.11. Главный документ с полями слияния При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Список Добавить поле Word (Insert Word Field) панели инструментов Слияние (Merge Mail) позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил: ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль; IF... THEN... ELSE позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;  MERGE REC (Номер записи) и MERGE SEQ (Номер по порядку ) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;  NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных; SET BOOKMARK (Закладка) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;  SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние. Давайте добавим в слияние пару полей Word.

8.  Нажатием клавиш Ctrl+Home переместитесь в начало документа и выберите в панели инструментов Слияние (Merge Mail) команду Добавить поле Word > SKIPIF (Insert Word Field > Skip Record If).

Рис. 8.12. Добавление поля Word

9. В раскрывающемся списке Поле (Field Name) выберите пункт Индекс (Postal- Code), как показано на рис. 8.12.  В списке Оператор (Comparison) выберите пункт Равно (Equal To).  Введите в поле Значение (Compare To) величину 114113.  Щелкните на кнопке ОК. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс (PostalCode) которых записано значение 114113. Нажмите клавиши Ctrl+End, а затем два раза клавишу Enter. Выберите команду Добавить поле Word > MERGEREC (Insert Word Field > Merge Record #). С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных попадут в слияние. Теперь главный документ станет таким, как показано на рис. 8.13. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем (Next: Preview your letters) области задач.  Щелкните на команде Изменить список (Edit Recipient List) в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.

Рис. 8.13. Главный документ с полями Word Давайте добавим правило отбора, оставляющее только адресатов из компании «Фантом». Щелкните на стрелке рядом с заголовком столбца Организация (Company Name) и в раскрывшемся списке выберите пункт Дополнительно (Advanced). В появившемся окне диалога есть две вкладки. Первая из них — Отбор записей (Filter Records), — представленная на рис. 8.14, позволяет фильтровать записи источника данных.

16. В списке Поле (Field) выберите пункт Организация (Company). В списке Оператор (Comparison) оставьте вариант Равно (Equal To).  В поле Значение (Compare To) введите текст Фантом.  Раскройте вкладку Сортировка записей (Sort Records) и настройте ее параметры.  Щелкните на кнопке ОК. Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий адресатов, а затем по алфавиту их имен.

Примечание

Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.

21.  Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога Получатели и сохраните новую версию главного документа.

Упражнение 6. Печать результата слияния

У вас уже есть главный документ и связанный с ним источник данных, который отфильтрован и рассортирован с помощью запроса. Казалось бы, можно выполнить слияние и распечатать результат. Однако перед этим полезно проверить правильность слияния.

Продолжая работать с документом предыдущего упражнения, щелкните на кнопке Поиск ошибок (Check For Errors) панели инструментов Слияние (Merge Mail). Откроется окно диалога с переключателем, имеющим три положения.  Первое положение переключателя позволяет получить сообщения обо всех обнаруженных ошибках без выполнения слияния. Выбрав второе положение переключателя, вы получите как само слияние, так и сообщения обо всех ошибках в последовательно появляющихся окнах диалога. Третье положение переключателя инициирует генерацию слияния и в отдельном документе сохраняет отчет об ошибках.  Выберите положение переключателя Создать только отчет об ошибках (Simulate The Merge And Report Errors In A New Document).  Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 8.14. Проверка корректности параметров слияния Примечание

При правильном выполнении всех операций в слиянии не обнаружится никаких ошибок, но если, к примеру, в главном документе оказалось неверное поле данных, появится сообщение. 

4.  Щелкните на кнопке Поля/Данные (View Merged Data). Вы увидите, что поля главного документа заменятся на данные одной из записей источника данных.  С помощью кнопок Следующая запись (Next Record) и Предыдущая запись (Previous Record) панели инструментов слияния или соответствующих кнопок области задач просмотрите все экземпляры документа, соответствующие конкретным записям источника данных. Обратите внимание, что запись адресата Василий Решетников отсутствует, так как она отфильтрована запросом из-за несоответствия названия компании значению Фантом (см. табл. 8.1). Тем не менее в этом режиме предварительного просмотра вы сможете наблюдать запись адресата Петр Петров, которая при окончательном слиянии будет пропущена из-за наличия в главном документе поля SKIPIF (Пропустить запись, если) с соответствующим условием.  Снова щелкните на кнопке Поля/Данные (View Merged Data), чтобы вернуть отображение полей.  Наконец пришло время выполнить слияние. Щелкните на команде Далее: Завершение слияния (Next: Complete the Merge) чтобы перейти к последнему окну мастера.  Вы можете выбрать один из четырех режимов слияния, воспользовавшись соответствующими кнопками панели инструментов Слияние (Mail Merge):  Слияние в новый документ (Merge to New Document) — создает документ Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;  Слияние при печати (Merge to Printer) —печатает результат слияния на принтер;  Объединить для отправки (Merge to E-Mail) — отправляет каждый экземпляр слияния нужному адресату но электронной почте. Чтобы указать, какое поле источника данных содержит адреса электронной почты, щелкните на этой кнопке и выберите нужное поле в списке Кому (То) открывшегося окна диалога Составные электронные письма (Merge to E-Mail), затем щелкните на кнопке ОК. (В этом же окне диалога можно ввести содержимое поля Тема (Subject) электронных сообщений, а также выбрать, какие именно записи вы хотите отправить.); Объединить для отправки по факсу (Merge to Fax) — отправляет каждый экземпляр слияния нужному адресату по факсу.
9.  Щелкните на кнопке ОК. Результат слияния будет отправлен в новый документ, на принтер или по электронной почте. В первом случае вновь созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске.